สัญญาให้บริการจัดทำเงินเดือนพนักงาน ต้องมีอะไรบ้าง

• ใช้เมื่อบริษัทมีพนักงานรายเดือนและจ้างคนนอกทำเงินเดือนแทนฝ่ายบุคคล
• ใช้เมื่อผู้ให้บริการทำเงินเดือนต้องการสัญญาที่กำหนดวันส่งข้อมูล วันส่งร่าง และขั้นตอนยืนยันก่อนโอนเงิน
• ใช้เมื่อต้องการให้ผู้ให้บริการทำเอกสารสิ้นปี ภ.ง.ด.1ก และหนังสือรับรองการหักภาษีให้พนักงานทุกคน

• ผู้ว่าจ้างยังเป็นนายจ้าง ถ้าเงินเดือนออกช้าหรือขาด นายจ้างต้องจ่ายพนักงานก่อน แล้วค่อยเรียกให้ผู้ให้บริการชดใช้ตามข้อ 4.3
• อย่าให้ผู้ให้บริการมีสิทธิสั่งโอนเงินในบัญชีบริษัท และตรวจยอดรวมในไฟล์โอนกับทะเบียนเงินเดือนก่อนกดโอนทุกครั้ง
• การหักเงินเดือนคืนเพราะจ่ายเกินต้องมีหนังสือยินยอมของพนักงาน (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ม.76–77)
• ข้อมูลเงินเดือน เลขบัตร และบัญชีธนาคารเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องคุ้มครองเข้ม ห้ามผู้ให้บริการนำเข้าบริการปัญญาประดิษฐ์สาธารณะ
• ตั้งวันส่งข้อมูลให้ห่างจากวันจ่ายเงินเดือนพอสำหรับการตรวจร่างและการโอนผ่านธนาคาร

• ถ้ามีลูกจ้างรายวันหรือรายชั่วโมง จ่ายหลายงวดต่อเดือน และคิดค่าบริการตามจำนวนรายการต่องวด ให้ใช้ สัญญาให้บริการจัดทำค่าจ้าง
• ถ้าจ้างทำบัญชีทั้งกิจการ ยื่นภาษีและปิดงบ ไม่ได้คำนวณเงินเดือนรายคน ให้ใช้ สัญญาจ้างทำบัญชี
• ถ้าจ้างผู้ให้บริการทำเงินเดือนอยู่แล้วตามสัญญาหรือใบเสนอราคาเดิมที่ไม่มีข้อความลับ และต้องการเพียงเอกสารแนบเรื่องความลับกับข้อมูลเงินเดือนพนักงาน ให้ใช้ สัญญารักษาข้อมูลอันเป็นความลับ (เงินเดือนพนักงาน) · ถ้าต้องการให้พนักงานของตนเองรับรองว่าจะรักษาความลับของกิจการ ให้ใช้ คำรับรองพนักงาน ทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางการค้า
• ถ้าผู้ให้บริการใช้สัญญาหลักของตนเองอยู่แล้ว และต้องการเพียงข้อตกลงประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA ม.40 ให้ใช้ สัญญาประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ผู้ควบคุม–ผู้ประมวลผล)

สัญญาให้บริการจัดทำเงินเดือนเข้าลักษณะ จ้างทำของ ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ลักษณะ 4 อัตรา 1 บาทต่อทุก 1,000 บาทหรือเศษของค่าบริการรวม ผู้ให้บริการเป็นผู้เสียอากร สำหรับค่าบริการรวม … คิดเป็นอากร (ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก) คู่ฉบับ (ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก) ถ้าต่อมามีค่าบริการส่วนเกินรายหัวตามข้อ 2.2 ให้ปิดอากรเพิ่มตามจำนวนที่รับจริง ถ้าลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องชำระอากรผ่านระบบ e-Stamp ตราสารที่ไม่ปิดอากรใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่ม (ประมวลรัษฎากร มาตรา 118)

• ค่าบริการไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ให้บริการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกใบกำกับภาษีได้ทั้งแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์
• ผู้ว่าจ้างที่เป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการร้อยละ 3 (คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 8 หรือข้อ 12/1 แล้วแต่ลักษณะผู้รับ) เมื่อจ่ายตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป
• ภาษีที่หักจากเงินเดือนพนักงานและเงินสมทบประกันสังคมเป็นหน้าที่ของนายจ้างตามกฎหมายเสมอ การจ้างผู้ให้บริการไม่ได้โอนหน้าที่นี้ไป ถ้ายื่นช้า หน่วยงานเรียกเงินเพิ่มจากนายจ้างก่อน แล้วนายจ้างจึงเรียกให้ผู้ให้บริการชดใช้ตามข้อ 4.3 ถ้าเป็นความผิดของผู้ให้บริการ

• นายจ้างที่จ่ายค่าจ้างช้ากว่ากำหนดต้องเสียดอกเบี้ยให้ลูกจ้างร้อยละ 15 ต่อปี และถ้าจงใจไม่จ่ายโดยไม่มีเหตุอันสมควร ต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละ 15 ของเงินที่ค้างทุก 7 วัน (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 9) สัญญานี้จึงให้เลื่อนวันส่งงานที่ตรงวันหยุดมาเป็นวันทำการก่อนหน้า (ข้อ 3.3) และห้ามหยุดบริการในช่วงห้าวันทำการก่อนวันจ่ายเงินเดือน (ข้อ 11.1)
• ถ้าผู้ให้บริการคำนวณผิด ผู้ให้บริการแก้ไขฟรีและชดใช้ดอกเบี้ย เงินเพิ่ม และค่าปรับที่เกิดขึ้น (ข้อ 4.3) แต่เงินเดือนที่ต้องจ่ายพนักงานอยู่แล้วยังเป็นของนายจ้าง
• จ่ายเงินเดือนเกิน นายจ้างหักคืนจากเงินเดือนงวดต่อไปได้เฉพาะกรณีที่กฎหมายอนุญาต ต้องมีหนังสือยินยอมที่พนักงานลงลายมือชื่อเป็นการเฉพาะ และการหักบางประเภทมีเพดานร้อยละ 10 และรวมไม่เกิน 1 ใน 5 ของค่าจ้าง (มาตรา 76–77) หักโดยไม่มีหนังสือยินยอมเป็นการผิดกฎหมายคุ้มครองแรงงาน ข้อ 4.2 จึงห้ามผู้ให้บริการตั้งรายการหักก่อนนายจ้างยืนยัน

เงินภาษีและเงินสมทบที่ผู้ให้บริการนำส่งแทน

ผู้ให้บริการที่รับเงินไปนำส่งแทนต้องส่งเงินที่ได้รับไว้ให้ผู้ว่าจ้างจงสิ้น (ป.พ.พ. มาตรา 810) ให้โอนเข้าบัญชีแยกเงินลูกค้าที่ระบุ ก่อนวันครบกำหนด … วันทำการ และตรวจใบเสร็จจากระบบของกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน การนำเงินนี้ไปหักค่าบริการหรือใช้เอง เป็นการผิดข้อ 5.2 ที่แก้ไขไม่ได้และอาจเป็นความผิดอาญาฐานยักยอก

ข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลส่วนบุคคล

• ผู้ให้บริการเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแทนนายจ้าง ข้อ 7 คือข้อตกลงที่ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40 วรรคสามบังคับให้ผู้ควบคุมต้องจัดให้มี ถ้าผู้ให้บริการใช้ข้อมูลนอกคำสั่ง ผู้ให้บริการมีฐานะเป็นผู้ควบคุมข้อมูลเองสำหรับการนั้น
• นายจ้างต้องแจ้งเหตุละเมิดข้อมูลต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบ (มาตรา 37(4)) สัญญาจึงให้ผู้ให้บริการแจ้งนายจ้างภายใน 24 ชั่วโมง
• ข้อมูลสุขภาพและการเป็นสมาชิกสหภาพแรงงานเป็นข้อมูลอ่อนไหว (มาตรา 26) ข้อ 7.2 จึงให้ส่งเฉพาะจำนวนวันหรือจำนวนเงิน ไม่ต้องส่งใบรับรองแพทย์ · การเก็บข้อมูลบนระบบที่อยู่ต่างประเทศต้องเข้าเงื่อนไขมาตรา 28–29
• ห้ามนำข้อมูลเงินเดือนเข้าบริการปัญญาประดิษฐ์สาธารณะ (ข้อ 7.4) ฝ่าฝืนแล้วถือเป็นการเปิดเผยข้อมูลนอกคำสั่ง ผู้ว่าจ้างบอกเลิกสัญญาได้ทันทีตามข้อ 11.2 และเรียกค่าเสียหายได้ ผู้ให้บริการยังอาจรับโทษปรับทางปกครองในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล
• ข้อ 7 และข้อ 8 ของสัญญานี้ครอบคลุมความลับและข้อมูลส่วนบุคคลครบแล้ว ไม่ต้องทำสัญญารักษาข้อมูลอันเป็นความลับ (เงินเดือนพนักงาน) ซ้ำ — ฉบับนั้นใช้เมื่อจ้างผู้ให้บริการอยู่แล้วตามสัญญาเดิมที่ไม่มีข้อความลับ ถ้าต้องการให้พนักงานของนายจ้างเองรับรองว่าจะรักษาความลับ ให้ใช้คำรับรองพนักงาน ทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางการค้า

ข้อ 9.2 ห้ามให้ผู้ให้บริการมีสิทธิสั่งโอนเงิน ให้ผู้มีอำนาจของนายจ้างตรวจยอดรวมและจำนวนรายการในไฟล์โอนกับทะเบียนเงินเดือนที่ยืนยันแล้วก่อนอนุมัติทุกงวด มิจฉาชีพมักแก้เลขบัญชีในไฟล์หรือส่งอีเมลปลอมแจ้งเปลี่ยนบัญชีรับเงินของพนักงาน การเปลี่ยนเลขบัญชีของพนักงานควรยืนยันกับตัวพนักงานโดยตรงทุกครั้ง

สัญญานี้เป็นการจ้างทำของ (ป.พ.พ. มาตรา 587) ถ้านายจ้างให้คนของผู้ให้บริการนั่งทำงานประจำที่สำนักงาน ลงเวลา และสั่งงานรายวัน อาจกลายเป็นจ้างแรงงาน (มาตรา 575) ศาลดูจากการปฏิบัติจริงมากกว่าชื่อสัญญา

ค่าปรับส่งงานล่าช้า

ค่าปรับวันละ … รวมไม่เกินค่าบริการของเดือนนั้น ศาลลดค่าปรับที่สูงเกินส่วนได้ (ป.พ.พ. มาตรา 383) รับงานล่าช้า ให้ทำหนังสือสงวนสิทธิเรียกค่าปรับในวันที่รับทุกครั้ง (ส่งอีเมลหรือเขียนในใบรับก็ได้) แม้สัญญาจะเขียนสงวนสิทธิไว้แล้ว — ถ้ารับไว้โดยไม่สงวนสิทธิ อาจเสียสิทธิเรียกค่าปรับ

เพดานความรับผิด

ความรับผิดของผู้ให้บริการตามข้อ 4.3 จำกัดไม่เกินค่าบริการ … เดือน ยกเว้นจงใจ ประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง (ป.พ.พ. มาตรา 373) และการผิดหน้าที่เรื่องข้อมูลส่วนบุคคลหรือความลับ ข้อจำกัดความรับผิดในสัญญาสำเร็จรูปบังคับได้เท่าที่เป็นธรรม (พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4)

เอกสารแนบท้าย

• เอกสารแนบท้ายหมายเลข 1 ใบเสนอราคาของผู้ให้บริการ …
• ระเบียบเงินเดือน สวัสดิการ และโครงสร้างค่าจ้างของผู้ว่าจ้างที่ใช้คำนวณ
• รายชื่อผู้มีอำนาจยืนยันร่างทะเบียนเงินเดือนและอีเมลที่ใช้ยืนยัน
• หนังสือรับรองนิติบุคคลของคู่สัญญาที่เป็นนิติบุคคล (ไม่เกิน 6 เดือน)

ทำสองฉบับข้อความตรงกัน เก็บไว้ฝ่ายละฉบับ ลงลายมือชื่อกำกับทุกหน้า ปิดอากรในวันลงนาม และลงนามก่อนส่งข้อมูลพนักงานชุดแรกให้ผู้ให้บริการ

เขียนและตรวจทานโดย ภูวรา ครอบตะคุ ทนายความ (ใบอนุญาต 477/2558) · เนติบัณฑิตไทย · น.ม. กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาและสารสนเทศ — การเลือกประเด็น การจัดหมวด และคำอธิบายในบทความนี้เป็นงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้เขียน ส่วนตัวบทกฎหมายที่ยกมาไม่มีลิขสิทธิ์และตรวจกับราชกิจจานุเบกษาได้เสมอ · ทะเบียนบทความ OKC-28873A · หากนำไปใช้ต่อ โปรดระบุชื่อผู้เขียนและลิงก์ต้นฉบับ