สัญญาให้บริการจัดทำค่าจ้าง ต้องมีอะไรบ้าง

• ใช้เมื่อโรงงาน ผู้รับเหมาก่อสร้าง ร้านอาหาร หรือฟาร์มจ่ายค่าจ้างรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ และให้คนนอกคำนวณจากข้อมูลลงเวลา
• ใช้เมื่อจำนวนลูกจ้างเปลี่ยนทุกงวดและต้องการจ่ายค่าบริการตามจำนวนที่คำนวณจริง
• ใช้เมื่อยังจ่ายเงินสดที่หน้างานหรือโอนพร้อมเพย์ และต้องการใบรับเงินรายคนที่ตรวจสอบได้
• ใช้เมื่อมีลูกจ้างต่างด้าวและต้องการให้ผู้ให้บริการเตือนวันหมดอายุเอกสาร

• ข้อมูลว่าใครทำงานวันไหนกี่ชั่วโมงเป็นความรับผิดชอบของนายจ้าง ตรวจรายการผิดปกติที่ผู้ให้บริการส่งมาก่อนยืนยันทุกงวด
• ค่าจ้างต้องไม่ต่ำกว่าค่าจ้างขั้นต่ำของจังหวัดที่ลูกจ้างทำงาน และอัตราเปลี่ยนได้ทุกปี
• หักค่าจ้างได้เฉพาะกรณีที่กฎหมายอนุญาต บางกรณีต้องมีหนังสือยินยอมและมีเพดาน (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ม.76–77)
• ถ้าใช้เครื่องสแกนนิ้วหรือใบหน้า ส่งให้ผู้ให้บริการเฉพาะรายงานเวลาเข้าออก ไม่ส่งข้อมูลชีวภาพ
• จ่ายค่าจ้างช้า นายจ้างเสียดอกเบี้ยและอาจเสียเงินเพิ่มให้ลูกจ้าง (ม.9) ตั้งเส้นตายส่งข้อมูลให้มีเวลาพอ

• ถ้าพนักงานเป็นรายเดือน จ่ายเดือนละครั้ง และตกลงค่าบริการเหมารายเดือน ให้ใช้ สัญญาให้บริการจัดทำเงินเดือนพนักงาน
• ถ้าจ้างทำบัญชีทั้งกิจการ ยื่นภาษีและปิดงบ ให้ใช้ สัญญาจ้างทำบัญชี
• ถ้าจ้างผู้ให้บริการทำค่าจ้างอยู่แล้วตามสัญญาเดิมที่ไม่มีข้อความลับ และต้องการเพียงเอกสารแนบเรื่องความลับกับข้อมูลค่าจ้าง ให้ใช้ สัญญารักษาข้อมูลอันเป็นความลับ (เงินเดือนพนักงาน) · ถ้าต้องการเพียงข้อตกลงผู้ประมวลผลข้อมูลตาม PDPA ให้ใช้ สัญญาประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ผู้ควบคุม–ผู้ประมวลผล) · ถ้าต้องการให้พนักงานของตนเองรับรองว่าจะรักษาความลับ ให้ใช้ คำรับรองพนักงาน ทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางการค้า
• ถ้าต้องการให้ผู้รับจ้างจัดหาคนมาทำงานให้ด้วย ไม่ใช่แค่ทำค่าจ้าง สัญญานี้ไม่ครอบคลุม — ผู้ประกอบกิจการถือเป็นนายจ้างของคนที่จัดหามา (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ม.11/1)

สัญญาให้บริการจัดทำค่าจ้างเข้าลักษณะ จ้างทำของ ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ลักษณะ 4 อัตรา 1 บาทต่อทุก 1,000 บาทหรือเศษของสินจ้าง ผู้ให้บริการเป็นผู้เสียอากร สัญญานี้คิดค่าบริการตามจำนวนรายการจึงไม่ทราบสินจ้างแน่นอนตอนทำสัญญา บัญชีอัตราอากรให้ประมาณการก่อน สำหรับประมาณการ … คิดเป็นอากร (ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก) คู่ฉบับ (ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก) ถ้าค่าบริการที่รับจริงสูงกว่าประมาณการ ให้เสียอากรเพิ่มในส่วนที่เกิน ถ้าลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องชำระอากรผ่านระบบ e-Stamp ตราสารที่ไม่ปิดอากรใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่ม (ประมวลรัษฎากร มาตรา 118)

• ค่าบริการไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ให้บริการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้
• ผู้ว่าจ้างที่เป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการร้อยละ 3 (คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.4/2528 ข้อ 8 หรือข้อ 12/1 แล้วแต่ลักษณะผู้รับ) เมื่อจ่ายตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป
• ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเงินสมทบประกันสังคมคำนวณจากค่าจ้างรวมทุกงวดของลูกจ้างแต่ละคนในเดือนนั้น (ข้อ 1.3) หน้าที่ต่อรัฐยังเป็นของนายจ้าง ถ้ายื่นช้า หน่วยงานเรียกเงินเพิ่มจากนายจ้างก่อน แล้วนายจ้างเรียกให้ผู้ให้บริการชดใช้ตามข้อ 6.3 ถ้าเป็นความผิดของผู้ให้บริการ

เงินภาษีและเงินสมทบที่ผู้ให้บริการนำส่งแทน

เมื่อผู้ให้บริการนำส่งแทนทุกเดือน ผู้ให้บริการต้องส่งเงินที่ได้รับไว้แทนให้ผู้ว่าจ้างจงสิ้น (ป.พ.พ. มาตรา 810) ให้โอนเข้าบัญชีเงินรับฝากของลูกค้าที่แยกไว้ ก่อนวันครบกำหนด … วันทำการ และตรวจใบเสร็จจากระบบของกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน การนำเงินนี้ไปใช้เองหรือหักกลบค่าบริการเป็นการผิดข้อ 6.1 ที่แก้ไขไม่ได้ บอกเลิกได้ทันทีตามข้อ 11.2 และอาจเป็นความผิดอาญาฐานยักยอก

ค่าจ้างผิด ออกช้า หรือหักเกิน

• นายจ้างที่จ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา หรือค่าทำงานในวันหยุดช้ากว่ากำหนด ต้องเสียดอกเบี้ยให้ลูกจ้างร้อยละ 15 ต่อปี และถ้าจงใจไม่จ่ายโดยไม่มีเหตุอันสมควร เสียเงินเพิ่มร้อยละ 15 ของเงินที่ค้างทุก 7 วัน (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 9) ถ้าเกิดจากความผิดพลาดของผู้ให้บริการ ผู้ให้บริการชดใช้ตามข้อ 7.2 แต่นายจ้างต้องจ่ายลูกจ้างก่อน
• การหักค่าจ้าง ทำได้เฉพาะกรณีตามมาตรา 76 เช่น ภาษี เงินที่กฎหมายบัญญัติ ค่าบำรุงสหภาพ หนี้สหกรณ์ออมทรัพย์ เงินประกันหรือค่าเสียหายที่ลูกจ้างทำโดยจงใจหรือประมาทร้ายแรง และเงินสะสม บางกรณีต้องมีหนังสือยินยอมที่ลูกจ้างลงลายมือชื่อเป็นการเฉพาะ (มาตรา 77) และการหักตาม (2)–(5) ของมาตรา 76 แต่ละกรณีหักได้ไม่เกินร้อยละ 10 รวมกันไม่เกิน 1 ใน 5 ของค่าจ้างงวดนั้น เว้นแต่ลูกจ้างยินยอม การหักค่าอุปกรณ์เสียหายหรือค่าปรับมาสายโดยไม่เข้าเงื่อนไขนี้เป็นการผิดกฎหมาย ข้อ 4.4 จึงให้ผู้ให้บริการแจ้งก่อนและไม่หักส่วนที่เกิน
• ค่าจ้างต่ำกว่าอัตราขั้นต่ำของจังหวัด หรือค่าล่วงเวลาต่ำกว่าอัตราตามกฎหมาย นายจ้างต้องจ่ายส่วนต่างพร้อมดอกเบี้ย ข้อ 4.2 ให้ผู้ให้บริการเตือนก่อนส่งงาน ให้ตรวจอัตราที่ใช้บังคับจากประกาศคณะกรรมการค่าจ้างทุกครั้งที่มีการปรับ

ถ้าผู้ประกอบกิจการมอบให้บุคคลอื่นจัดหาคนมาทำงานในกระบวนการผลิตหรือธุรกิจของตน กฎหมายถือว่าผู้ประกอบกิจการเป็นนายจ้างของคนเหล่านั้น และต้องให้สิทธิประโยชน์ที่เป็นธรรมโดยไม่เลือกปฏิบัติ (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 11/1) สัญญานี้จำกัดงานไว้ที่การทำค่าจ้างเท่านั้น (ข้อ 1.4 และข้อ 10) ถ้าผู้ให้บริการจัดหาคนหรือคุมงานด้วย ต้องใช้สัญญาอื่น ในทางกลับกัน ถ้านายจ้างให้คนของผู้ให้บริการประจำหน้างาน ลงเวลา และสั่งงานรายวัน ความสัมพันธ์อาจกลายเป็นจ้างแรงงาน (ป.พ.พ. มาตรา 575) แทนจ้างทำของ (มาตรา 587)

ลูกจ้างต่างด้าว

การจ้างคนต่างด้าวต้องมีใบอนุญาตทำงานที่ยังไม่หมดอายุตามกฎหมายว่าด้วยการบริหารจัดการการทำงานของคนต่างด้าว นายจ้างเป็นผู้รับผิดชอบ ผู้ให้บริการช่วยเตือนก่อนเอกสารหมดอายุ … วันเท่านั้น ให้ตรวจขั้นตอนต่ออายุกับกรมการจัดหางาน ค่าจ้างและสิทธิวันหยุดของลูกจ้างต่างด้าวต้องเป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานเช่นเดียวกับลูกจ้างไทย

ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้าง

• ผู้ให้บริการเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแทนนายจ้าง ข้อ 8 คือข้อตกลงที่ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40 วรรคสามบังคับให้มี ถ้าผู้ให้บริการใช้ข้อมูลนอกคำสั่ง ผู้ให้บริการเป็นผู้ควบคุมข้อมูลเองสำหรับการนั้น
• ลายนิ้วมือและภาพใบหน้าเป็นข้อมูลชีวภาพซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหว (มาตรา 26) ข้อ 8.2 จึงห้ามส่งให้ผู้ให้บริการ ส่งเฉพาะรายงานเวลาเข้าออก
• นายจ้างต้องแจ้งเหตุละเมิดต่อสำนักงานคณะกรรมการภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบ (มาตรา 37(4)) ผู้ให้บริการจึงต้องแจ้งภายใน 24 ชั่วโมง (ข้อ 8.4) · การเก็บข้อมูลในระบบที่อยู่ต่างประเทศต้องเข้าเงื่อนไขมาตรา 28–29
• ห้ามนำข้อมูลค่าจ้างเข้าบริการปัญญาประดิษฐ์สาธารณะ รวมถึงใช้แปลสลิปหรืออ่านใบลงเวลา (ข้อ 8.5) ฝ่าฝืนแล้วถือเป็นการเปิดเผยนอกคำสั่ง ผู้ว่าจ้างบอกเลิกได้ทันทีตามข้อ 11.2 และเรียกค่าเสียหายได้
• ข้อ 8 และข้อ 9 ของสัญญานี้ครอบคลุมความลับและข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว ไม่ต้องทำสัญญารักษาข้อมูลอันเป็นความลับ (เงินเดือนพนักงาน) ซ้ำ ถ้าต้องการให้พนักงานฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้างานของนายจ้างเองรับรองว่าจะรักษาความลับ ให้ใช้คำรับรองพนักงาน ทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางการค้า

เก็บใบรับเงินที่ลูกจ้างลงชื่อหรือพิมพ์ลายนิ้วมือไว้ทุกงวด (ข้อ 5.3) เพราะเป็นหลักฐานการจ่ายค่าจ้างเมื่อพนักงานตรวจแรงงานตรวจหรือเมื่อลูกจ้างร้องเรียน ให้มีพยานฝั่งนายจ้างสองคนขณะแจกเงิน และบันทึกซองที่ยังไม่มีผู้รับ

ค่าปรับส่งงานล่าช้า

ค่าปรับวันละ … รวมไม่เกินสองเท่าของค่าบริการงวดนั้น ศาลลดค่าปรับที่สูงเกินส่วนได้ (ป.พ.พ. มาตรา 383) รับงานล่าช้า ให้ทำหนังสือสงวนสิทธิเรียกค่าปรับในวันที่รับทุกครั้ง (ส่งอีเมลหรือเขียนในใบรับก็ได้) แม้สัญญาจะเขียนสงวนสิทธิไว้แล้ว — ถ้ารับไว้โดยไม่สงวนสิทธิ อาจเสียสิทธิเรียกค่าปรับ

เพดานความรับผิด

ความรับผิดของผู้ให้บริการตามข้อ 7.2 ไม่เกินค่าบริการ 12 เดือนก่อนเกิดเหตุหรือ … แล้วแต่ใดสูงกว่า ยกเว้นจงใจ ประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง (ป.พ.พ. มาตรา 373) ข้อมูลส่วนบุคคล และเงินที่รับไว้นำส่ง ข้อจำกัดความรับผิดในสัญญาสำเร็จรูปบังคับได้เท่าที่เป็นธรรม (พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4)

เอกสารแนบท้าย

• เอกสารแนบท้ายหมายเลข 1 ใบเสนอราคาของผู้ให้บริการ …
• ตารางวันจ่ายค่าจ้างของทั้งปีและปฏิทินวันหยุด (ข้อ 3.1 และข้อ 4.3)
• ตารางอัตราค่าจ้างรายตำแหน่งหรือรายชิ้นงาน และระเบียบค่าล่วงเวลาของผู้ว่าจ้าง
• รายชื่อผู้มีอำนาจยืนยันข้อมูลเวลาทำงานของแต่ละหน้างาน
• หนังสือรับรองนิติบุคคลของคู่สัญญาที่เป็นนิติบุคคล (ไม่เกิน 6 เดือน)

ทำสองฉบับข้อความตรงกัน เก็บไว้ฝ่ายละฉบับ ลงลายมือชื่อกำกับทุกหน้า ปิดอากรในวันลงนาม และลงนามก่อนส่งข้อมูลลูกจ้างชุดแรก

เขียนและตรวจทานโดย ภูวรา ครอบตะคุ ทนายความ (ใบอนุญาต 477/2558) · เนติบัณฑิตไทย · น.ม. กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาและสารสนเทศ — การเลือกประเด็น การจัดหมวด และคำอธิบายในบทความนี้เป็นงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้เขียน ส่วนตัวบทกฎหมายที่ยกมาไม่มีลิขสิทธิ์และตรวจกับราชกิจจานุเบกษาได้เสมอ · ทะเบียนบทความ OKC-83ADA7 · หากนำไปใช้ต่อ โปรดระบุชื่อผู้เขียนและลิงก์ต้นฉบับ