คำรับรองพนักงาน การใช้บัตรเครดิตสำหรับนิติบุคคล ต้องมีอะไรบ้าง

• ใช้เมื่อบริษัทมอบบัตรเครดิตองค์กรหรือบัตรเสมือนให้พนักงานจัดซื้อ ฝ่ายขาย หรือผู้บริหารใช้จ่ายค่าเดินทางและค่าใช้จ่ายงาน
• ใช้เมื่อพนักงานใช้บัตรบริษัทจ่ายค่าโฆษณาออนไลน์ ค่าซอฟต์แวร์รายเดือน หรือค่าบริการคลาวด์
• ใช้เมื่อต้องการกติกาส่งใบเสร็จและใบกำกับภาษีในนามบริษัทให้ครบก่อนปิดบัญชีทุกเดือน

• อย่าเขียนให้พนักงานชดใช้สองเท่าของยอดที่ใช้ผิด ศาลลดเบี้ยปรับที่สูงเกินส่วนได้ (ป.พ.พ. มาตรา 383)
• หักค่าจ้างได้เฉพาะตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานมาตรา 76 มีเพดานต่องวด และต้องมีความยินยอมเป็นหนังสือ (มาตรา 77)
• ตรวจสัญญาบัตรกับธนาคารก่อนว่าผู้ถือบัตรต้องรับผิดร่วมกับบริษัทหรือไม่ แล้วบอกพนักงานก่อนรับบัตร
• ตั้งวงเงินที่ธนาคารให้ใกล้กับวงเงินที่อนุญาตพนักงาน และเปิดการแจ้งเตือนทุกรายการ

• ถ้าจะให้พนักงานรับรองเรื่องความลับและทรัพย์สินทางปัญญา ให้ใช้ คำรับรองพนักงาน ทรัพย์สินทางปัญญาและความลับทางการค้า
• ถ้ากำลังรับพนักงานเข้าทำงานและต้องการเงื่อนไขการจ้างทั้งหมด ให้ใช้ สัญญาว่าจ้างทำงาน (พนักงานประจำ)
• ถ้าให้พนักงานยืมเงินหรือทดรองจ่ายเงินสดแล้วผ่อนคืน ไม่ใช่การถือบัตร ให้ใช้ สัญญากู้ยืมเงินของพนักงาน

คำรับรองนี้ไม่ใช่ตราสารที่ระบุไว้ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ จึงไม่ต้องปิดอากร

นายจ้างหักค่าจ้างได้เฉพาะกรณีที่กฎหมายกำหนด ซึ่งกรณีบัตรเครดิตที่ใกล้ที่สุดคือ ชดใช้ค่าเสียหายที่ลูกจ้างทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง โดยได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง หักได้ไม่เกินร้อยละ 10 และรวมกับการหักอื่นไม่เกินหนึ่งในห้าของค่าจ้างงวดนั้น เว้นแต่ลูกจ้างยินยอม (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 76) ความยินยอมต้องทำเป็นหนังสือให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อ หรือตกลงไว้ชัดเจนเป็นการเฉพาะ (มาตรา 77) ข้อ 7.3 จึงให้หักได้เฉพาะกรณีใช้บัตรเพื่อตนเองโดยเจตนาตามข้อ 7.2 ให้นายจ้างแจ้งจำนวนและให้พนักงานลงชื่อยืนยันก่อนหักทุกครั้ง อย่าหักเกินเพดานโดยไม่ได้รับความยินยอมเฉพาะครั้งนั้น ส่วนรายการส่วนตัวที่ใช้ผิดพลาดตามข้อ 7.1 เป็นหนี้ที่พนักงานต้องโอนคืน ไม่ใช่ความเสียหายตามมาตรา 76 จึงหักจากค่าจ้างไม่ได้ ถ้าไม่คืนตามกำหนด ให้ทวงถามเป็นหนังสือฉบับนี้ไม่ให้หักค่าจ้างโดยอัตโนมัติ ถ้าจะหักต้องขอความยินยอมเป็นหนังสือเป็นรายครั้ง การหักค่าจ้างผิดกฎหมายเป็นความผิดของนายจ้างตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน และนายจ้างต้องคืนเงินที่หักไป

แบบเก่าบางฉบับให้พนักงานชดใช้ สองเท่า ของยอดที่ใช้ผิด ซึ่งเป็นเบี้ยปรับที่ศาลลดลงได้ (ป.พ.พ. มาตรา 383) ฉบับนี้จึงให้คืนเงินเต็มจำนวนและค่าเสียหายที่เกิดขึ้นจริงเท่านั้น

• ใช้บัตรเพื่อตนเองโดยเจตนา (ข้อ 2.3 และข้อ 7.2) ต้องคืนเงินพร้อมค่าเสียหายจริง อาจถูกลงโทษทางวินัย และในกรณีร้ายแรง เช่น ทุจริตต่อหน้าที่ นายจ้างอาจเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน นอกจากนี้การเบียดบังเงินของนายจ้างอาจเป็นความผิดอาญา เช่น ยักยอกหรือฉ้อโกง ซึ่งนายจ้างร้องทุกข์ได้แยกต่างหาก
• ให้สินบนหรือของขวัญแก่เจ้าหน้าที่ของรัฐ (ข้อ 3.2) เป็นความผิดอาญาทั้งของผู้ให้ และนิติบุคคลที่ไม่มีมาตรการควบคุมภายในที่เหมาะสมอาจต้องรับผิดด้วยตามกฎหมายป้องกันและปราบปรามการทุจริต คำรับรองนี้เป็นส่วนหนึ่งของมาตรการควบคุมภายใน ควรใช้คู่กับนโยบายต่อต้านการให้สินบน
• บอกรหัส OTP หรือให้ผู้อื่นใช้บัตร (ข้อ 5) ถ้าเกิดความเสียหายเพราะพนักงานประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง พนักงานต้องรับผิดเท่าที่นายจ้างเรียกคืนจากผู้ออกบัตรไม่ได้ (ข้อ 6.2)
• ไม่ส่งใบเสร็จภายใน … วัน (ข้อ 4) นายจ้างทวงเป็นหนังสือแล้วยังไม่ส่งภายใน 15 วัน รายการนั้นถือเป็นรายการส่วนตัวที่ต้องคืนตามข้อ 7

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยบัตรจะเป็นรายจ่ายของนายจ้างได้เมื่อมีหลักฐานที่ออกในนามนายจ้าง ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ (ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4) และกรมสรรพากรกำหนดให้ระบุสาขาด้วย ข้อ 4.2 จึงให้พนักงานขอทุกครั้ง ถ้านายจ้างอนุญาตให้คะแนนสะสมหรือเงินคืนเป็นของพนักงาน ประโยชน์นั้นอาจเป็นเงินได้ของพนักงาน ให้ตรวจกับผู้ทำบัญชี

รายการใช้บัตรแสดงสถานที่และพฤติกรรมของพนักงาน นายจ้างเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ใช้เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและตามกฎหมายเท่านั้น และรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 23 และ 37)

• ตรวจสัญญาบัตรเครดิตระหว่างนายจ้างกับผู้ออกบัตรว่าผู้ถือบัตรต้องรับผิดร่วมกับนายจ้างหรือไม่ ถ้าผู้ออกบัตรให้พนักงานลงนามรับผิดร่วม ให้พนักงานรู้ก่อนรับบัตร (ข้อ 10)
• ตั้งวงเงินที่ผู้ออกบัตรให้เท่ากับหรือใกล้กับวงเงิน … ตามข้อ 2.2 และเปิดการแจ้งเตือนทุกรายการไปยังผู้ดูแลของนายจ้าง
• มอบรายการค่าใช้จ่ายที่อนุญาตและระเบียบการเบิกให้พนักงานพร้อมกับคำรับรองนี้

• ระเบียบการเบิกค่าใช้จ่ายและนโยบายต่อต้านการให้สินบนของนายจ้าง (ถ้ามี)
• ใบรับบัตรที่ระบุหมายเลขลงท้าย … และวันที่รับ
• แบบบันทึกชี้แจงกรณีใบเสร็จสูญหาย

ให้พนักงานลงนามก่อนหรือในวันรับบัตร นายจ้างลงนามรับทราบ ให้สำเนาแก่พนักงานหนึ่งฉบับ เก็บต้นฉบับไว้ในแฟ้มประวัติพนักงาน เมื่อพนักงานคืนบัตร ให้ทำบันทึกการคืนบัตรลงชื่อทั้งสองฝ่าย

เขียนและตรวจทานโดย ภูวรา ครอบตะคุ ทนายความ (ใบอนุญาต 477/2558) · เนติบัณฑิตไทย · น.ม. กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาและสารสนเทศ — การเลือกประเด็น การจัดหมวด และคำอธิบายในบทความนี้เป็นงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้เขียน ส่วนตัวบทกฎหมายที่ยกมาไม่มีลิขสิทธิ์และตรวจกับราชกิจจานุเบกษาได้เสมอ · ทะเบียนบทความ OKC-75719A · หากนำไปใช้ต่อ โปรดระบุชื่อผู้เขียนและลิงก์ต้นฉบับ