สัญญาเช่าคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก และอุปกรณ์ไอที ต้องมีอะไรบ้าง

• ใช้เมื่อบริษัทเช่าโน้ตบุ๊กหรือคอมพิวเตอร์ให้พนักงานแทนการซื้อ
• ใช้เมื่อร้านหรือสำนักงานเช่าเครื่องพิมพ์ เครื่อง POS หรืออุปกรณ์เครือข่ายเป็นรายเดือน
• ใช้เมื่อผู้ให้บริการไอทีให้เช่าเครื่องพร้อมดูแลรักษา

• ตรวจว่าซอฟต์แวร์ที่ติดมากับเครื่องมีลิขสิทธิ์ ผู้ใช้เครื่องอาจถูกดำเนินคดีเอง
• ข้อมูลลูกค้าและพนักงานในเครื่องต้องลบให้กู้ไม่ได้ก่อนคืน ขอหนังสือรับรองการลบข้อมูลทุกครั้ง
• ถ้าผู้ให้เช่าติดตั้งโปรแกรมจัดการเครื่อง ต้องรู้ว่าเก็บข้อมูลอะไรและแจ้งพนักงาน

• ถ้าซื้อเครื่องขาด ให้ใช้ สัญญาซื้อขายคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และอุปกรณ์ไอที
• ถ้าเช่าอุปกรณ์เป็นรายวันสำหรับงานอีเวนต์ ให้ใช้ สัญญาเช่าอุปกรณ์จัดงานพร้อมติดตั้ง
• ถ้าจ้างดูแลระบบไอทีที่เป็นเครื่องของตนเอง ให้ใช้ สัญญาจ้างบำรุงรักษาระบบอาคารและเครื่องจักร (รายปี)
• สัญญาเช่าอุปกรณ์ (กล้อง เครื่องมือ อุปกรณ์ไอที) ภาษาอังกฤษ — ใช้ Equipment Hire Agreement — สัญญาเช่าอุปกรณ์ (กล้อง เครื่องมือ อุปกรณ์ไอที) ภาษาอังกฤษ

การเช่าสังหาริมทรัพย์ เช่น คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ไอที ไม่อยู่ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ลักษณะ 1 ซึ่งใช้กับการเช่าที่ดิน โรงเรือน สิ่งปลูกสร้าง หรือแพ โดยทั่วไปจึงไม่ต้องติดอากรบนสัญญานี้ ถ้าสัญญารวมบริการดูแลระบบที่แยกคิดค่าบริการต่างหาก ส่วนนั้นอาจเป็นจ้างทำของ ให้ตรวจกับสรรพากรพื้นที่

ผู้เช่าที่เป็นนิติบุคคลต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าเช่าทรัพย์สินร้อยละ 5 จากค่าเช่าก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อจ่ายให้ผู้ให้เช่าที่เป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ผู้ให้เช่าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีทุกเดือน ค่าเช่าอุปกรณ์เป็นรายจ่ายของกิจการผู้เช่าได้ทั้งจำนวนโดยไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคาเหมือนการซื้อ อัตราภาษี ณ ที่จ่ายของผู้ให้เช่าที่เป็นบุคคลธรรมดาอาจต่างกัน ให้ตรวจกับสรรพากร

สัญญานี้เป็นสัญญาเช่าทรัพย์ ค่าเช่าไม่นำไปหักเป็นราคาเครื่อง สิทธิซื้อตามข้อ 7.4 เป็นคำมั่นของผู้ให้เช่าที่ผู้เช่าเลือกใช้หรือไม่ก็ได้ ราคาซื้อแยกต่างหากจากค่าเช่า จึงไม่ใช่สัญญาเช่าซื้อซึ่งต้องทำเป็นหนังสือและมีอากรต่างหาก ถ้าต้องการให้ค่าเช่าทุกงวดเป็นการผ่อนราคาเครื่อง ต้องใช้สัญญาเช่าซื้อถ้าต้องการให้ค่าเช่าทุกงวดเป็นการผ่อนราคาเครื่อง ต้องใช้สัญญาเช่าซื้อ ซึ่งมีแบบและอากรต่างหาก

เครื่องที่พนักงานใช้มีข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงาน รหัสผ่านที่บันทึกไว้ และไฟล์งาน ผู้เช่าเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล มีหน้าที่จัดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เมื่อผู้ให้เช่าเข้าถึงข้อมูลตอนซ่อม ผู้ให้เช่ามีฐานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ข้อ 5.2 เขียนหน้าที่ขั้นต่ำไว้แล้ว ถ้าเครื่องเก็บข้อมูลอ่อนไหวจำนวนมาก เช่น ข้อมูลสุขภาพหรือข้อมูลทางการเงิน ควรทำข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลฉบับเต็มแนบท้าย

ก่อนคืนเครื่องทุกครั้ง: สำรองข้อมูล ออกจากบัญชีทุกบัญชี ถอดเครื่องออกจากโดเมนหรือระบบจัดการขององค์กร และขอหนังสือรับรองการลบข้อมูลตามข้อ 5.3 ที่ระบุหมายเลขเครื่องครบทุกเครื่อง เก็บหนังสือนี้ไว้เป็นหลักฐานว่าองค์กรได้จัดมาตรการแล้ว ถ้าข้อมูลรั่วจากเครื่องที่คืนไป องค์กรอาจต้องแจ้งเหตุละเมิดต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ

เก็บไดรฟ์ไว้เอง: ข้อ 5.3 ให้ผู้เช่าเก็บหน่วยความจำของเครื่องที่เปลี่ยนไว้ได้ เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับข้อมูลอ่อนไหว ผู้เช่าต้องทำลายไดรฟ์นั้นเองเมื่อหมดความจำเป็น และบันทึกหมายเลขไดรฟ์ที่เก็บไว้

โปรแกรมจัดการอุปกรณ์: ข้อ 5.4 ให้ผู้ให้เช่าติดตั้งได้ แต่ห้ามดูเนื้อหาหรือหน้าจอ องค์กรที่ใช้โปรแกรมลักษณะนี้ต้องแจ้งพนักงานว่าเก็บข้อมูลอะไรและเพื่ออะไรตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และไม่ควรใช้ติดตามพฤติกรรมพนักงานเกินจำเป็น

องค์กรที่ใช้ซอฟต์แวร์ละเมิดลิขสิทธิ์ในเครื่องที่เช่ามาอาจถูกดำเนินคดีเอง แม้ผู้ให้เช่าเป็นผู้ติดตั้ง ข้อ 5.1 ให้ผู้ให้เช่ารับผิดแทนในส่วนที่ตนติดตั้ง แต่ซอฟต์แวร์ที่พนักงานติดตั้งเองเป็นความรับผิดชอบของผู้เช่า ควรกำหนดสิทธิผู้ใช้ไม่ให้พนักงานติดตั้งโปรแกรมเองได้

ค่าปรับตามข้อ 3.1 และข้อ 4.3 เป็นเบี้ยปรับ ศาลลดได้ถ้าสูงเกินส่วน (ป.พ.พ. มาตรา 383) ข้อ 4.3 กำหนดเพดานรายเดือนไว้แล้ว ให้ผู้เช่าจดเวลาที่แจ้งเสียและเวลาที่ได้เครื่องคืนทุกครั้ง เป็นหลักฐานคำนวณค่าปรับ

รับงาน/ของล่าช้า ให้ทำหนังสือสงวนสิทธิเรียกค่าปรับในวันที่รับทุกครั้ง (ส่งอีเมลหรือเขียนในใบรับก็ได้) แม้สัญญาจะเขียนสงวนสิทธิไว้แล้ว — ถ้ารับไว้โดยไม่สงวนสิทธิ อาจเสียสิทธิเรียกค่าปรับ

ข้อ 7.5 ให้ผู้ให้เช่านำเครื่องไปใช้ซ้ำหรือส่งรีไซเคิลกับผู้รับกำจัดที่ได้รับอนุญาต องค์กรที่มีนโยบายความยั่งยืนหรือต้องรายงาน ESG ขอหลักฐานการส่งกำจัดจากผู้ให้เช่าได้

• บัญชีอุปกรณ์ รุ่น หมายเลขเครื่อง ซอฟต์แวร์ และมูลค่าทดแทนของแต่ละรุ่น
• ใบรับมอบอุปกรณ์ที่ลงชื่อทั้งสองฝ่าย
• ช่องทางแจ้งซ่อมและผู้ติดต่อของทั้งสองฝ่าย
• หนังสือรับรองการลบข้อมูล (ทุกครั้งที่คืนหรือเปลี่ยนเครื่อง)

ทำสองฉบับ เก็บไว้ฝ่ายละฉบับ การเพิ่มหรือลดจำนวนเครื่องระหว่างสัญญาให้ทำบันทึกแนบท้ายตามข้อ 9.3 ทุกครั้ง

เขียนและตรวจทานโดย ภูวรา ครอบตะคุ ทนายความ (ใบอนุญาต 477/2558) · เนติบัณฑิตไทย · น.ม. กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาและสารสนเทศ — การเลือกประเด็น การจัดหมวด และคำอธิบายในบทความนี้เป็นงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้เขียน ส่วนตัวบทกฎหมายที่ยกมาไม่มีลิขสิทธิ์และตรวจกับราชกิจจานุเบกษาได้เสมอ · ทะเบียนบทความ OKC-C00CC5 · หากนำไปใช้ต่อ โปรดระบุชื่อผู้เขียนและลิงก์ต้นฉบับ