สัญญารักษาข้อมูลอันเป็นความลับ (เงินเดือนพนักงาน) ต้องมีอะไรบ้าง

• ใช้เมื่อจ้างสำนักงานบัญชีหรือบริษัทรับทำเงินเดือนอยู่แล้ว แต่สัญญาบริการ ใบเสนอราคา หรือข้อตกลงทางอีเมลไม่มีข้อความลับและข้อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
• ใช้เมื่อจะย้ายงานเงินเดือนหรืองาน HR ไปให้ผู้ให้บริการภายนอก (outsource) หรือเปลี่ยนผู้ให้บริการรายใหม่ และต้องการให้ส่งมอบข้อมูลคืนครบก่อนลบ
• ใช้เมื่อผู้ให้บริการใช้โปรแกรมเงินเดือนบนคลาวด์ และนายจ้างต้องการกำหนดระบบที่อนุญาตและมาตรการรักษาความปลอดภัย

• ฉบับนี้ผูกพันผู้รับจ้างทำเงินเดือน ไม่ใช่พนักงาน — อย่าใช้ห้ามพนักงานบอกเงินเดือนของตัวเอง ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลของพนักงานเองและเขาต้องแสดงต่อธนาคาร ศาล หรือหน่วยงานรัฐได้
• กรอกวันที่ของสัญญาบริการให้ตรง — ฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของสัญญาบริการ ถ้าไม่มีสัญญาบริการเป็นหนังสือ ให้ทำสัญญาบริการก่อน
• นายจ้างยังเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ต้องแจ้ง สคส. ภายใน 72 ชั่วโมงเมื่อข้อมูลรั่ว (PDPA ม.37(4)) — ช่องแจ้งเหตุจึงตั้งไว้ 24 ชั่วโมง และกรอกได้ไม่เกิน 72
• ข้อมูลการหักค่าบำรุงสหภาพแรงงานและข้อมูลสุขภาพจากใบรับรองแพทย์เป็นข้อมูลอ่อนไหว (PDPA ม.26) ส่งให้ผู้รับจ้างเท่าที่จำเป็นต่อการคำนวณเงินเท่านั้น
• เบี้ยปรับตั้งให้สมส่วนกับความเสียหายที่คาดได้ ศาลลดได้ถ้าสูงเกินส่วน (ป.พ.พ. ม.383)

• ยังไม่มีสัญญาจ้างทำเงินเดือนเลย ต้องการสัญญาเต็มฉบับที่มีขอบเขตงาน ค่าบริการ และกำหนดส่ง — ใช้ สัญญาให้บริการจัดทำเงินเดือนพนักงาน หรือถ้าจ้างทำเฉพาะค่าจ้างรายวัน/รายชิ้น ใช้ สัญญาให้บริการจัดทำค่าจ้าง
• จ้างผู้ให้บริการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลประเภทอื่นหลายประเภท (ระบบลูกค้า คลาวด์ ขนส่ง คอลเซ็นเตอร์) — ใช้ สัญญาประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (ผู้ควบคุม–ผู้ประมวลผล)
• แค่จะเปิดเผยความลับทางธุรกิจให้อีกฝ่ายดู ไม่มีข้อมูลเงินเดือนพนักงาน — ใช้ สัญญารักษาความลับ (NDA) แบบฝ่ายเดียว · ทั้งสองฝ่ายแลกข้อมูลกันเพื่อร่วมโครงการ — ใช้ สัญญารักษาข้อมูลอันเป็นความลับระหว่างคู่สัญญา

• สัญญารักษาความลับไม่อยู่ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ จึงไม่ต้องติดอากร — แต่ สัญญาบริการหลัก ถ้าเป็นจ้างทำของ ผู้รับจ้างต้องติดอากรตามลักษณะ 4 (ทุก 1,000 บาทของค่าจ้าง 1 บาท) ไม่ติดแล้วใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่ม (ประมวลรัษฎากร ม.118)
• ผู้ลงนามแทนนิติบุคคลตามหนังสือมอบอำนาจ: ติดอากรหนังสือมอบอำนาจ 10 บาท (ครั้งเดียว) หรือ 30 บาท (หลายครั้ง) ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ข้อ 7

• สัญญานี้ไม่มีค่าตอบแทนแยก ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นไปตามค่าบริการในสัญญาบริการ

• ลงนามสัญญานี้ ก่อน ส่งไฟล์รายชื่อพนักงานหรือให้รหัสเข้าระบบ
• นายจ้างต้องแจ้งพนักงานในประกาศความเป็นส่วนตัว (privacy notice) ว่าส่งข้อมูลเงินเดือนให้ผู้ให้บริการภายนอก — สัญญานี้ไม่ได้ทำหน้าที่แทนการแจ้งพนักงาน (ข้อ 4.7)
• ขอสำเนาหนังสือรับรองการรักษาความลับที่บุคลากรของผู้รับจ้างลงนาม และรายชื่อผู้มีสิทธิเข้าถึง (ข้อ 2.3)
• ถ้าผู้รับจ้างใช้โปรแกรมบนคลาวด์ ถามว่าเซิร์ฟเวอร์อยู่ประเทศใด — ถ้าอยู่นอกประเทศต้องให้ความยินยอมเป็นหนังสือก่อนและต้องเป็นไปตาม PDPA ม.28–29 (ข้อ 4.4)

• ข้อมูลรั่วหรือถูกใช้ผิดวัตถุประสงค์ (ข้อ 2, 4): ผู้รับจ้างต้องแจ้งภายในเวลาที่กำหนด (ข้อ 4.3) นายจ้างต้องประเมินและแจ้ง สคส. ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบ ถ้ามีความเสี่ยงสูงต้องแจ้งพนักงานด้วย (PDPA ม.37(4)) — เก็บหลักฐานเวลาที่ได้รับแจ้งไว้
• ผู้รับจ้างที่ไม่ทำตามหน้าที่ผู้ประมวลผลตาม ม.40 อาจถูกปรับทางปกครองตาม PDPA ม.86 และต้องชดใช้ค่าสินไหมทดแทนแก่พนักงานที่เสียหายตาม ม.77 · ถ้าทำนอกคำสั่งจะถือเป็นผู้ควบคุมข้อมูลเอง (ม.40 วรรคสอง · ข้อ 4.8) · บุคลากรที่นำข้อมูลที่รู้เพราะหน้าที่ไปเปิดเผยอาจมีความผิดอาญาตาม PDPA แยกต่างหาก
• ข้อมูลทางธุรกิจรั่ว (ข้อ 2): ถ้าเป็นความลับทางการค้า การเปิดเผยโดยผิดสัญญาเป็นการละเมิดตาม พ.ร.บ.ความลับทางการค้า ม.6 ด้วย
• เรียกเงิน: ค่าเสียหายจริงตามข้อ 7.1 และเบี้ยปรับตามข้อ 7.2 (ศาลลดได้ถ้าสูงเกินส่วน ป.พ.พ. ม.383 · เรียกส่วนเกินได้เมื่อพิสูจน์ ม.380 วรรคสอง)
• เลิกจ้างผู้ให้บริการ (ข้อ 7.3): มีหนังสือให้แก้ไขก่อน เว้นแต่ข้อมูลเผยแพร่ไปแล้ว — ระหว่างนั้นเรียกให้ส่งมอบข้อมูลตามข้อ 5 ทันที เพื่อให้จ่ายเงินเดือนรอบถัดไปได้
• ผู้รับจ้างกักข้อมูลเพื่อทวงค่าบริการ (ข้อ 5.3): ผิดสัญญา นายจ้างทวงข้อมูลเป็นหนังสือได้ทันที ส่วนค่าบริการที่โต้แย้งให้ว่ากันตามสัญญาบริการ

• ต้นแบบเขียนให้รักษา «ข้อมูลใด ๆ ตลอดไป» ซึ่งกว้างเกินจนอาจถูกมองว่าผู้รับจ้างรับภาระมากกว่าที่คาดหมายได้ตามปกติ และศาลให้มีผลเพียงเท่าที่เป็นธรรม (พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม ม.4) — แบบนี้จึงกำหนดปีสำหรับข้อมูลทางธุรกิจ แต่ความลับทางการค้าและข้อมูลเงินเดือนพนักงานยังคุ้มครองต่อไป (ข้อ 6)

• ขอไฟล์ประวัติเงินเดือน การหักภาษี และประกันสังคมย้อนหลังในรูปแบบที่โปรแกรมใหม่นำเข้าได้ ตรวจว่าครบก่อนยืนยัน (ข้อ 5.1)
• เมื่อยืนยันแล้ว ขอหนังสือรับรองการลบ และยกเลิกรหัสเข้าระบบทุกบัญชีที่เคยให้ไว้ (ข้อ 5.2)

• สำเนาสัญญาบริการหรือใบเสนอราคาที่ตอบรับแล้ว
• นิติบุคคล: หนังสือรับรองบริษัท + หนังสือมอบอำนาจ (ถ้ามี) · บุคคล: สำเนาบัตรประชาชน
• รายชื่อบุคลากรของผู้รับจ้างที่มีสิทธิเข้าถึงข้อมูล (ข้อ 2.3)

• ทำ 2 ฉบับ เก็บฝ่ายละฉบับ ลงลายมือชื่อกำกับทุกหน้า · พยานไม่บังคับตามกฎหมาย แต่ช่วยเรื่องพิสูจน์
• ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ (ข้อ 8.2)

เขียนและตรวจทานโดย ภูวรา ครอบตะคุ ทนายความ (ใบอนุญาต 477/2558) · เนติบัณฑิตไทย · น.ม. กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาและสารสนเทศ — การเลือกประเด็น การจัดหมวด และคำอธิบายในบทความนี้เป็นงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้เขียน ส่วนตัวบทกฎหมายที่ยกมาไม่มีลิขสิทธิ์และตรวจกับราชกิจจานุเบกษาได้เสมอ · ทะเบียนบทความ OKC-B86D59 · หากนำไปใช้ต่อ โปรดระบุชื่อผู้เขียนและลิงก์ต้นฉบับ