สัญญาจ้าง Virtual Assistant (ผู้ช่วยทำงานระยะไกล) ต้องมีอะไรบ้าง

• ใช้เมื่อจ้างผู้ช่วยระยะไกลดูแลงานประจำวัน เช่น จัดตาราง ดูแลอีเมล ทำเอกสาร คีย์ข้อมูล ประสานงาน
• ใช้เมื่อขายงานเป็นแพ็กเกจชั่วโมงต่อเดือน และต้องมีราคางานส่วนเกิน
• ใช้เมื่อผู้ช่วยต้องเข้าถึงอีเมล ปฏิทิน หรือระบบของผู้ว่าจ้าง
• ใช้ได้เมื่อผู้ช่วยอยู่ต่างประเทศ โดยมีข้อรองรับเรื่องการเข้าถึงข้อมูลข้ามประเทศ

• ระบุงานที่ไม่รวมไว้ด้วยเสมอ งานผู้ช่วยขยายตัวเงียบ ๆ ได้ง่ายที่สุดในบรรดางานรับจ้างทั้งหมด
• การให้ผู้ช่วยส่งอีเมลในนามผู้ว่าจ้างคือการตั้งตัวแทน ถ้าบุคคลภายนอกเชื่อโดยสุจริตว่ามีอำนาจ ผู้ว่าจ้างอาจต้องผูกพันตาม ป.พ.พ. ม.821
• เงินทดรองและเงินที่ผู้ช่วยรับไว้แทนไม่ใช่ของผู้ช่วย ต้องส่งมอบทั้งหมดตาม ป.พ.พ. ม.810 และเสียดอกเบี้ยถ้าเอาไปใช้ตาม ม.811
• ผู้ว่าจ้างต้องคงสิทธิผู้ดูแลสูงสุดและช่องทางกู้คืนบัญชีไว้กับตนเอง และเปลี่ยนรหัสผ่านทันทีเมื่อเลิกสัญญา
• ถ้าสั่งงานรายวันและควบคุมเวลาเข้าออก ข้อเท็จจริงอาจเป็นจ้างแรงงานตาม ป.พ.พ. ม.575 แม้สัญญาเขียนว่าจ้างทำของ

• อย่าใช้เมื่อผู้รับจ้างทำงานกับลูกค้าของผู้ว่าจ้างเป็นหลัก เช่น ตอบแชตขายของ ให้ใช้สัญญาจ้างแอดมินเพจและตอบแชตลูกค้าแทน
• อย่าใช้เมื่อจ้างทำงานเป็นชิ้นงานหรือโครงการที่มีวันจบ ให้ใช้สัญญาจ้างฟรีแลนซ์แบบโครงการแทน
• อย่าใช้แทนสัญญาจ้างแรงงาน ถ้าเจตนาจริงคือรับเข้าเป็นพนักงานประจำ

• จ้างทำของ ลักษณะ 4: 1 บาท ต่อค่าจ้างทุก 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาท — จากค่าจ้างรวมตลอดสัญญาคิดเป็นอากร ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก
• ผู้ช่วย (ผู้รับจ้าง) เป็นผู้เสียอากร ผู้ว่าจ้างเป็นผู้ขีดฆ่า · คู่ฉบับเสียอากร ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก (ลักษณะ 23)
• ถ้าทำหนังสือมอบอำนาจแยกต่างหาก เพื่อให้ผู้ช่วยทำการแทนตามข้อ 4 หนังสือนั้นเป็นตราสารคนละฉบับและเสียอากรตาม ลักษณะ 7 — มอบอำนาจเฉพาะการ 10 บาท มอบอำนาจทั่วไป 30 บาท · ส่วนการตั้งตัวแทนอาจเข้า ลักษณะ 21 ซึ่งตัวการเป็นผู้เสีย 10 หรือ 30 บาทแล้วแต่กรณี อากรที่ระบบคำนวณไว้ข้างต้นครอบเฉพาะส่วนจ้างทำของเท่านั้น ไม่ได้รวมสองลักษณะนี้
• ค่าจ้างรวมตั้งแต่ 1,000,000 บาท ขึ้นไปต้องชำระอากรเป็นตัวเงินที่สรรพากร (ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับอากรแสตมป์ ฉบับที่ 37) · ตราสารอิเล็กทรอนิกส์ยื่น e-Stamp ภายใน 15 วัน
• ไม่ติดอากรให้ครบ สัญญาไม่เป็นโมฆะ แต่ใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากรและเงินเพิ่ม (ประมวลรัษฎากร ม.113–114, 118)

• ผู้ว่าจ้างที่เป็นนิติบุคคลต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ร้อยละ 3 ของค่าบริการก่อน VAT ตาม ท.ป.4/2528 ข้อ 8 เมื่อยอดตามสัญญาตั้งแต่ 1,000 บาท แม้จ่ายเป็นรายเดือนที่ต่ำกว่านั้น และต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษีทุกเดือน
• ผู้ว่าจ้างที่เป็นบุคคลธรรมดาไม่มีหน้าที่หัก 3% ตามคำสั่งนี้ — ผู้ช่วยที่รับงานจากบุคคลธรรมดาได้เงินเต็มและต้องไปยื่นภาษีเอง
• ค่าใช้จ่ายที่สำรองจ่ายแทนต้องแยกบรรทัดจากค่าจ้างในใบแจ้งหนี้ พร้อมแนบหลักฐาน มิฉะนั้นจะถูกหัก 3% ทั้งก้อนและทำให้ฐาน VAT ผิด · ค่าชั่วโมงส่วนเกินเป็นค่าบริการ ถูกหักเช่นเดียวกับค่าจ้างรายเดือน
• ผู้ช่วยที่มีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดทะเบียน VAT · ผู้ที่ยังไม่จดไม่มีสิทธิเรียกเก็บ
• ผู้ช่วยที่อยู่ต่างประเทศ การจ่ายเงินออกนอกประเทศมีหลักเกณฑ์ภาษีและอนุสัญญาภาษีซ้อนของตนเอง ให้ตรวจก่อนจ่ายงวดแรก

เมื่อผู้ว่าจ้างให้ผู้ช่วยส่งอีเมลในนามตน จองของ หรือจ่ายเงินแทน ความสัมพันธ์ส่วนนั้นเป็นเรื่องตัวแทนตามกฎหมาย ไม่ใช่แค่การจ้างทำงาน และมีผลต่อบุคคลภายนอกด้วย

• ตัวแทนต้องทำตามคำสั่งของตัวการ และถ้าไม่มีคำสั่งชัด ต้องทำตามทางที่เคยปฏิบัติหรือตามที่สมควร (ป.พ.พ. ม.807)
• เงินและทรัพย์สินที่รับไว้แทนต้องส่งมอบให้ตัวการทั้งหมด (ม.810) และถ้าเอาเงินของตัวการไปใช้เพื่อประโยชน์ตนเอง ต้องเสียดอกเบี้ยนับแต่วันที่เอาไปใช้ (ม.811) นอกจากนี้ยังอาจเป็นความผิดอาญาฐานยักยอก — ข้อ 4.4 จึงห้ามหักกลบเงินทดรองกับค่าจ้างของตนเอง
• จำกัดอำนาจไว้ในสัญญาอย่างเดียวไม่พอ ถ้าผู้ว่าจ้างปล่อยให้ผู้ช่วยแสดงตนเกินขอบอำนาจ หรือทางปฏิบัติทำให้บุคคลภายนอกเชื่อโดยสุจริตว่าทำได้ ผู้ว่าจ้างยังคงต้องผูกพันต่อบุคคลนั้น (ม.820–822 ตัวแทนเชิด) — ข้อ 4.5 จึงกำหนดให้ผู้ว่าจ้างแจ้งขอบเขตอำนาจแก่บุคคลภายนอก และถอนอำนาจโดยแจ้งบุคคลภายนอกทันทีเมื่อเลิกสัญญา ไม่ใช่แค่บอกผู้ช่วย
• อย่าให้อำนาจเสนอราคาหรือตกลงเงื่อนไข ถ้าไม่จำเป็น ข้อ 4.2 จึงจำกัดไว้ที่การนัดหมาย ติดตามงาน และตอบรับทราบเท่านั้น

• ผู้ว่าจ้างต้องคงสิทธิผู้ดูแลสูงสุดและช่องทางกู้คืนบัญชีไว้กับตัวเองเสมอ (ข้อ 5.1) ให้ผู้ช่วยใช้บัญชีผู้ใช้รายบุคคลหรือบัญชีย่อย ไม่ใช่ให้รหัสผ่านหลักไปตรง ๆ เพราะสิทธิระดับรองถอนคืนได้ทุกเมื่อ แต่รหัสผ่านหลักที่ให้ไปแล้วเรียกคืนไม่ได้
• เปลี่ยนรหัสผ่านและรหัสกู้คืนทันทีที่เลิกสัญญา (ข้อ 5.4) ไม่ใช่รอให้อีกฝ่ายถอนตัวเอง
• เข้าใช้บัญชีของผู้ว่าจ้างหลังพ้นอำนาจแล้ว ไม่ใช่แค่ผิดสัญญา แต่อาจเป็นความผิดอาญาฐานเข้าถึงระบบหรือข้อมูลคอมพิวเตอร์โดยมิชอบ และถ้าลบหรือแก้ไขข้อมูลเพื่อกดดันก็เป็นอีกฐานหนึ่ง
• ห้ามยึดไฟล์งานหรือบัญชีไว้ต่อรองค่าจ้างค้าง (ข้อ 9.3) เป็นวิธีที่ใช้กันจริงเวลาทะเลาะกัน แต่ทำให้ตัวเองกลายเป็นจำเลย ค่าจ้างค้างต้องไปเรียกตามข้อ 6 และข้อ 11

• งานผู้ช่วยเห็นเรื่องส่วนตัวมากกว่างานรับจ้างประเภทอื่น ทั้งตารางเดินทาง ที่อยู่ สุขภาพ และเรื่องในกล่องอีเมล ข้อ 7.1 จึงเขียนคลุมถึงข้อมูลส่วนตัวของผู้ว่าจ้างและครอบครัวด้วย ไม่ใช่เฉพาะความลับทางธุรกิจ
• ห้ามลงสื่อสังคมออนไลน์ แม้แต่ภาพหน้าจอตารางงานหรือการเล่าว่าทำงานให้ใคร (ข้อ 7.2) เพราะเปิดเผยตัวตนและกิจวัตรของผู้ว่าจ้าง
• ถ้าผู้ช่วยเห็นข้อมูลลูกค้าหรือพนักงานของผู้ว่าจ้าง ผู้ว่าจ้างเป็นผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ช่วยเป็นผู้ประมวลผล ต้องทำตามคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายเท่านั้น มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย และจัดทำบันทึกรายการประมวลผล (PDPA ม.37(4), 39, 40) · ใช้ข้อมูลนอกเหนือคำสั่ง ทำให้ผู้ช่วยกลายเป็นผู้ควบคุมข้อมูลเองในส่วนนั้น ซึ่งมีหน้าที่และโทษหนักกว่าเดิม
• ผู้ช่วยที่อยู่ต่างประเทศ การให้เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลจากต่างประเทศอาจเป็นการส่งหรือโอนข้อมูลไปยังต่างประเทศ (ม.28–29) ผู้ว่าจ้างต้องมีฐานรองรับก่อนให้สิทธิเข้าถึง ไม่ใช่ให้ก่อนแล้วค่อยหาเหตุผลทีหลัง

• ไม่เขียนว่าอะไร «ไม่รวม» งานผู้ช่วยถูกขอเพิ่มทีละอย่างจนกลายเป็นงานคนละราคา ข้อ 1.2 มีไว้เพื่อการนี้โดยเฉพาะ
• ไม่มีโควตาชั่วโมง ทำให้เถียงกันว่างานเยอะเกินไปหรือน้อยเกินไป ข้อ 3 บังคับให้บันทึกเวลาและส่งสรุปพร้อมใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นประโยชน์กับทั้งสองฝ่าย
• สับสนระหว่างเวลาตอบรับกับเวลาทำเสร็จ ข้อ 2.2 แยกไว้ชัดแล้ว การตอบรับคือยืนยันว่าได้รับเรื่องและแจ้งกำหนดเสร็จ ไม่ใช่ต้องทำเสร็จในเวลานั้น
• ไม่ระบุเขตเวลา เมื่อผู้ช่วยอยู่คนละประเทศ จะเถียงกันว่าใครผิดนัดตั้งแต่สัปดาห์แรก
• ให้รหัสผ่านหลักแทนการเปิดบัญชีย่อย เป็นความผิดพลาดที่แก้ยากที่สุดเมื่อเลิกกัน
• ผู้ช่วยทำงานทุกวันตามเวลาที่ผู้ว่าจ้างกำหนด ใช้อุปกรณ์ของผู้ว่าจ้าง และถูกสั่งงานรายวัน อาจกลายเป็น จ้างแรงงาน ม.575 ไม่ใช่ จ้างทำของ ม.587 ผลคือค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง เงินสมทบประกันสังคมย้อนหลัง และการหักภาษีคนละแบบ — ข้อ 1.4 รักษาเส้นนี้ไว้ ต้องทำตามจริงด้วย

กฎหมายว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ความผิดอาญาฐานยักยอก กฎหมายคุ้มครองแรงงานและประกันสังคม ควรตรวจตัวบทฉบับปัจจุบันก่อนใช้ — ข้อความข้างต้นเขียนไว้เพื่อเตือนให้ตรวจ ไม่ใช่การยืนยันเลขมาตรา

• ผนวก 1 รายการงานที่ทำและที่ไม่ทำ ขั้นตอนการทำงานแต่ละเรื่อง ช่องทางสั่งงาน และแบบรายงานเวลาทำงาน
• รายการบัญชีและระบบที่ผู้ช่วยได้รับสิทธิเข้าถึง ระดับสิทธิของแต่ละบัญชี และผู้ถือสิทธิผู้ดูแลสูงสุด
• ขอบเขตอำนาจทำการแทนและวงเงิน พร้อมแบบรายงานการใช้เงินทดรอง (ถ้าเปิดสวิตช์)
• หนังสือรับรองนิติบุคคลหรือบัตรประชาชนของทั้งสองฝ่าย และหนังสือมอบอำนาจถ้ามี

• ทำสองฉบับข้อความตรงกัน ลงชื่อคู่สัญญาและพยานสองคน พร้อมลงชื่อกำกับผนวกทุกฉบับ
• ผู้ช่วยปิดอากร ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก และคู่ฉบับ ตามที่ระบบคำนวณจากค่าที่กรอก ผู้ว่าจ้างเป็นผู้ขีดฆ่า · ถ้าทำหนังสือมอบอำนาจแยก ให้ปิดอากรของหนังสือนั้นต่างหาก
• ห้ามเขียนรหัสผ่านหรือรหัสยืนยันตัวตนไว้ในสัญญาหรือเอกสารแนบ ให้ส่งผ่านช่องทางที่ปลอดภัยแยกต่างหาก
• ก่อนเริ่มงาน ให้ทดสอบว่าผู้ว่าจ้างยังเข้าบัญชีหลักได้เองทุกบัญชี และอีเมลกู้คืนเป็นของผู้ว่าจ้างจริง

เขียนและตรวจทานโดย ภูวรา ครอบตะคุ ทนายความ (ใบอนุญาต 477/2558) · เนติบัณฑิตไทย · น.ม. กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาและสารสนเทศ — การเลือกประเด็น การจัดหมวด และคำอธิบายในบทความนี้เป็นงานอันมีลิขสิทธิ์ของผู้เขียน ส่วนตัวบทกฎหมายที่ยกมาไม่มีลิขสิทธิ์และตรวจกับราชกิจจานุเบกษาได้เสมอ · ทะเบียนบทความ OKC-F04D05 · หากนำไปใช้ต่อ โปรดระบุชื่อผู้เขียนและลิงก์ต้นฉบับ