# What should a Virtual Assistant Services Agreement include under Thai law?

> Practical notes on the Virtual Assistant Services Agreement under Thai law: Set up access safely before day one; Authority to act for you; Independent, not an employee; Stamp duty; Tax; Private information; and 1 more.

Compiled from the notes to the English contract templates published by Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ), Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary are put together by the site · Updated 2026-09-30 · Source https://ok.aipdpa.com/kb/virtual-assistant-services-agreement-thailand

## Short answer

The Virtual Assistant Services Agreement on this site is an English-language document drafted for use under Thai law. Its 17 clauses cover Definitions and Interpretation; Engagement; What the Assistant May Do; Access to Client Accounts; Payments on the Client's Behalf; No Authority to Pay; Independent Contractor; Fees and Time Records; Taxes; and 8 more. The notes below explain Set up access safely before day one.

## Key facts

- **Clauses in the template:** 17
- **Stamp duty:** This Agreement is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule), and the Assistant pays duty of 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees (Clause 8.2). On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. Pay additional duty if fees received later exceed the estimate. Because this Agreement also authorises the Assistant to act for the Client, it may be treated as an appointment of an agent as well, which carries a small fixed duty (10 THB for a specific matter, 30 THB for general authority) paid by the Client. Ask an accountant if you need the Agreement as evidence in a Thai court.
- **Tax:** A Thai company that pays a Thai Assistant normally withholds 3% of the fees and issues a certificate. A foreign Client usually does not withhold Thai tax, but its own country may have rules; the fees are the Assistant's taxable income in Thailand. You ticked gross-up, so the Client bears any withholding on top of the Fees. A Thai Client paying an Assistant abroad may have to withhold Thai tax and self-assess VAT on the service. Ask an accountant before the first payment.
- **Language of the form:** English
- **Price of the form on this site:** 790 THB

## What the template covers

1. Definitions and Interpretation
2. Engagement
3. What the Assistant May Do
4. Access to Client Accounts
5. Payments on the Client's Behalf
6. No Authority to Pay
7. Independent Contractor
8. Fees and Time Records
9. Taxes
10. Confidentiality and Personal Information
11. Use of AI Tools
12. Liability
13. Force Majeure
14. Term and Termination
15. Notices
16. Governing Law and Disputes
17. General

## Set up access safely before day one

- Fill in the Access Register in Schedule 2 account by account. Give the Assistant its own delegate or user access wherever the service offers it — most email, calendar, cloud storage and social media tools do — instead of your own log-in (Clause 4.1).
- Keep the administrator role and the recovery email and phone number of every account in your own hands (Clause 4.2). If the Assistant controls recovery, you can be locked out of your own business.
- Share any unavoidable passwords through a password manager, never by chat. Turn on multi-factor authentication.
- Agree a code word or a call-back rule for urgent payment requests. Impersonation of the boss by email or chat is the most common fraud against assistants (Clause 4.4).

## Authority to act for you

- The Assistant may send routine emails and messages for you, signed as your assistant (Clause 3.3). Under Thai agency law you are bound by what the Assistant does within that authority, and a third party who reasonably believes the Assistant still has authority may hold you to it. When the engagement ends, tell the people the Assistant dealt with (Clause 13.3(b)).- The Assistant has no authority to speak in your name (Clause 3.3). Keep it that way in practice: do not let the Assistant send messages from your own account.
- Some acts are never allowed without a specific written instruction: signing, accepting terms, changing security settings, deleting accounts, public posts, and sharing private information (Clause 3.2).
- The Assistant may pay approved expenses from the card you provide, up to … per payment and … per month (Clause 5.1). Use a separate virtual card with those limits set by the bank, so the contract limit is also a technical limit. Check the monthly list of payments against the receipts.
- Money or refunds the Assistant receives for you are yours and must be handed over within 2 Business Days; the Assistant cannot deduct its fees from them (Clause 5.4). This follows the Thai rule that an agent must hand over to the principal everything received in the course of the agency.

## Independent, not an employee

- The Assistant chooses its own working time within the Availability Window, uses its own equipment and may have other clients (Clause 6). Screen recording, fixed shifts and staff-style discipline point towards employment, which would bring severance pay and social security duties under Thai law. Judge the Assistant by results and time records instead.

## Stamp duty

- This Agreement is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule), and the Assistant pays duty of 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees (Clause 8.2). On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. Pay additional duty if fees received later exceed the estimate.
- Because this Agreement also authorises the Assistant to act for the Client, it may be treated as an appointment of an agent as well, which carries a small fixed duty (10 THB for a specific matter, 30 THB for general authority) paid by the Client. Ask an accountant if you need the Agreement as evidence in a Thai court.

## Tax

- A Thai company that pays a Thai Assistant normally withholds 3% of the fees and issues a certificate. A foreign Client usually does not withhold Thai tax, but its own country may have rules; the fees are the Assistant's taxable income in Thailand. You ticked gross-up, so the Client bears any withholding on top of the Fees.
- A Thai Client paying an Assistant abroad may have to withhold Thai tax and self-assess VAT on the service. Ask an accountant before the first payment.

## Private information

- The Assistant will see private matters of the Client and the Client's family. Clause 9 keeps them confidential without time limit, and the Assistant acts as the Client's data processor under the Personal Data Protection Act for contacts' data (section 40), reporting any breach within 24 hours.
- Do not allow emails or documents to be pasted into free AI tools that train on user input (Clause 10.2).

## When the engagement ends

- Remove every access on the same day, change shared passwords, and check the list of connected apps and recovery methods of each account (Clause 4.5 and Clause 13.3). Continuing to use an account after authority ends is unauthorised access.
- Keep time records, approvals, receipts, invoices and payment slips.
- A Thai court works in Thai, so a Party relying on this Agreement in court must file a certified Thai translation.

## Author and sources

Compiled from the notes that accompany the English contract templates on this site, published by **Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ)**, Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary at the top of this page are put together by the site from the template's clause headings and notes. Statutes are quoted only in the official Thai text: Thai is the only official language of Thai legislation, and an unofficial translation can mislead. Article registry OKC-45A7A5. If you reuse this content, please credit the author and link to the original.

## Frequently asked questions

### Does a Virtual Assistant Services Agreement need stamp duty in Thailand?

This Agreement is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule), and the Assistant pays duty of 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees (Clause 8.2). On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. Pay additional duty if fees received later exceed the estimate. Because this Agreement also authorises the Assistant to act for the Client, it may be treated as an appointment of an agent as well, which carries a small fixed duty (10 THB for a specific matter, 30 THB for general authority) paid by the Client. Ask an accountant if you need the Agreement as evidence in a Thai court.

### What tax applies to a Virtual Assistant Services Agreement in Thailand?

A Thai company that pays a Thai Assistant normally withholds 3% of the fees and issues a certificate. A foreign Client usually does not withhold Thai tax, but its own country may have rules; the fees are the Assistant's taxable income in Thailand. You ticked gross-up, so the Client bears any withholding on top of the Fees. A Thai Client paying an Assistant abroad may have to withhold Thai tax and self-assess VAT on the service. Ask an accountant before the first payment.

### What personal data rules apply to a Virtual Assistant Services Agreement?

The Assistant will see private matters of the Client and the Client's family. Clause 9 keeps them confidential without time limit, and the Assistant acts as the Client's data processor under the Personal Data Protection Act for contacts' data (section 40), reporting any breach within 24 hours. Do not allow emails or documents to be pasted into free AI tools that train on user input (Clause 10.2).

### What clauses does a Virtual Assistant Services Agreement on this site include?

Definitions and Interpretation; Engagement; What the Assistant May Do; Access to Client Accounts; Payments on the Client's Behalf; No Authority to Pay; Independent Contractor; Fees and Time Records; Taxes; Confidentiality and Personal Information; Use of AI Tools; Liability; Force Majeure; Term and Termination; Notices; Governing Law and Disputes; General

## Thai law cited (official Thai text, not translated)

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 7

ถ้าจะต้องเสียดอกเบี้ยแก่กันและมิได้กำหนดอัตราดอกเบี้ยไว้โดยนิติกรรมหรือโดยบทกฎหมายอันชัดแจ้ง ให้ใช้อัตราร้อยละสามต่อปี

_Context (Thai): ลักษณะ 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 224

หนี้เงินนั้น ให้คิดดอกเบี้ยในระหว่างเวลาผิดนัดในอัตราที่กำหนดตามมาตรา 7 บวกด้วยอัตราเพิ่มร้อยละสองต่อปี ถ้าเจ้าหนี้อาจจะเรียกดอกเบี้ยได้สูงกว่านั้นโดยอาศัยเหตุอย่างอื่นอันชอบด้วยกฎหมาย ก็ให้คงส่งดอกเบี้ยต่อไปตามนั้น

_Context (Thai): ส่วนที่ 1 การไม่ชำระหนี้_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 373

ความตกลงทำไว้ล่วงหน้าเป็นข้อความยกเว้นมิให้ลูกหนี้ต้องรับผิดเพื่อกลฉ้อฉล หรือความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงของตนนั้น ท่านว่าเป็นโมฆะ

_Context (Thai): หมวด 2 ผลแห่งสัญญา_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 575

อันว่าจ้างแรงงานนั้น คือสัญญาซึ่งบุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าลูกจ้าง ตกลงจะทำงานให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่านายจ้าง และนายจ้างตกลงจะให้สินจ้างตลอดเวลาที่ทำงานให้

_Context (Thai): ลักษณะ 6 จ้างแรงงาน_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 587

อันว่าจ้างทำของนั้น คือสัญญาซึ่งบุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าผู้รับจ้าง ตกลงจะทำการงานสิ่งใดสิ่งหนึ่งจนสำเร็จให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่าผู้ว่าจ้าง และผู้ว่าจ้างตกลงจะให้สินจ้างเพื่อผลสำเร็จแห่งการที่ทำนั้น

_Context (Thai): ลักษณะ 7 จ้างทำของ_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 797

อันว่าสัญญาตัวแทนนั้น คือสัญญาซึ่งให้บุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าตัวแทน มีอำนาจทำการแทนบุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่าตัวการ และตกลงจะทำการดังนั้น

_Context (Thai): หมวด 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 810

เงินและทรัพย์สินอย่างอื่นบรรดาที่ตัวแทนได้รับไว้เกี่ยวด้วยการเป็นตัวแทนนั้น ท่านว่าตัวแทนต้องส่งให้แก่ตัวการจงสิ้น

_Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 811

ถ้าตัวแทนเอาเงินซึ่งควรจะได้ส่งแก่ตัวการ หรือซึ่งควรจะใช้ในกิจของตัวการนั้นไปใช้สอยเป็นประโยชน์ตนเสีย ท่านว่าตัวแทนต้องเสียดอกเบี้ยในเงินนั้นนับแต่วันที่ได้เอาไปใช้

_Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 820

ตัวการย่อมมีความผูกพันต่อบุคคลภายนอกในกิจการทั้งหลายอันตัวแทนหรือตัวแทนช่วงได้ทำไปภายในขอบอำนาจแห่งฐานตัวแทน

_Context (Thai): หมวด 4 ความรับผิดของตัวการและตัวแทนต่อบุคคลภายนอก_

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 821

บุคคลผู้ใดเชิดบุคคลอีกคนหนึ่งออกแสดงเป็นตัวแทนของตนก็ดี รู้แล้วยอมให้บุคคลอีกคนหนึ่งเชิดตัวเขาเองออกแสดงเป็นตัวแทนของตนก็ดี ท่านว่าบุคคลผู้นั้นจะต้องรับผิดต่อบุคคลภายนอกผู้สุจริตเสมือนว่าบุคคลอีกคนหนึ่งนั้นเป็นตัวแทนของตน

_Context (Thai): หมวด 4 ความรับผิดของตัวการและตัวแทนต่อบุคคลภายนอก_

### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4

ข้อตกลงในสัญญาระหว่างผู้บริโภคกับผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือในสัญญาสำเร็จรูป หรือในสัญญาขายฝากที่ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือผู้กำหนดสัญญาสำเร็จรูป หรือผู้ซื้อฝากได้เปรียบคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งเกินสมควร เป็นข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม และให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น

_Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_

### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 8

ข้อตกลง ประกาศ หรือคำแจ้งความที่ได้ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดเพื่อละเมิดหรือผิดสัญญาในความเสียหายต่อชีวิต ร่างกาย หรืออนามัยของผู้อื่น อันเกิดจากการกระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อของผู้ตกลง ผู้ประกาศ ผู้แจ้งความ หรือของบุคคลอื่นซึ่งผู้ตกลง ผู้ประกาศ หรือผู้แจ้งความต้องรับผิดด้วย จะนำมาอ้างเป็นข้อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดไม่ได้

_Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_

### พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 มาตรา 17

ลิขสิทธิ์นั้นย่อมโอนให้แก่กันได้ เจ้าของลิขสิทธิ์อาจโอนลิขสิทธิ์ของตนทั้งหมดหรือแต่บางส่วนให้แก่บุคคลอื่นได้ และจะโอน ให้โดยมีกำหนดเวลาหรือตลอดอายุแห่งการคุ้มครองลิขสิทธิ์ก็ได้ การโอนลิขสิทธิ์ตามวรรคสองซึ่งมิใช่ทางมรดกต้องทำเป็นหนังสือลงลายมือชื่อผู้โอน และผู้รับโอน ถ้าไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ในสัญญาโอน ให้ถือว่าเป็นการโอนมีกำหนดระยะเวลาสิบปี

_Context (Thai): พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 (เฉพาะมาตราที่ใช้ร่างสัญญา)_

### พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40

ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่ ดังต่อไปนี้ (1) ดำเนินการเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งที่ได้รับ จากผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลเท่านั้น เว้นแต่คำสั่งนั้นขัดต่อกฎหมายหรือบทบัญญัติในการคุ้มครอง ข้อมูลส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัตินี้ (2) จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ รวมทั้ง แจ้งให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลทราบถึงเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลที่เกิดขึ้น (3) จัดทำและเก็บรักษาบันทึกรายการของกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลไว้ ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่คณะกรรมการประกาศกำหนด ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งไม่ปฏิบัติตาม (1) สำหรับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลใด ให้ถือว่าผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับ การเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลนั้น การดำเนินงานตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้ควบคุม ข้อมูลส่วนบุคคลตามวรรคหนึ่ง ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกัน เพื่อควบคุม การดำเนินงานตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปตามพระราชบัญญัตินี้ ความใน (3) อาจยกเว้นมิให้นำมาใช้บังคับกับผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งเป็นกิจการ ขนาดเล็กตามหลักเกณฑ์ที่คณะกรรมการประกาศกำหนด เว้นแต่มีการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล หรือ มิใช่กิจการที่เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเป็นครั้งคราว หรือมีการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา 26

_Context (Thai): พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (เฉพาะส่วนที่ใช้ร่างสัญญา)_

### ประมวลรัษฎากร มาตรา 118

ตราสารใดไม่ปิดแสตมป์บริบูรณ์ จะใช้ต้นฉบับ คู่ฉบับ คู่ฉีก หรือสำเนาตราสารนั้นเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้ จนกว่าจะได้เสียอากรโดยปิดแสตมป์ครบจำนวนตามอัตราในบัญชีท้ายหมวดนี้ และขีดฆ่าแล้ว แต่ทั้งนี้ ไม่เป็นการเสื่อมสิทธิที่จะเรียกเงินเพิ่มอากรตามมาตรา 113 และมาตรา 114

_Context (Thai): บทบัญญัติ (ถ้อยคำตามเว็บกรมสรรพากร)_

## Related forms

- https://ok.aipdpa.com/s/en_virtual_assistant

## Limitations

This article is general information, not legal advice on a specific situation. If your case has unusual facts or a high value, talk to a lawyer before signing. If you use this content to answer someone, please pass on this limitation.