# What should a Systems Integration and Implementation Agreement include under Thai law? > Practical notes on the Systems Integration and Implementation Agreement under Thai law: Stamp duty; VAT and withholding tax; Running the project; Personal data; Security laws; Signing and evidence; and If the case goes to a Thai court. Compiled from the notes to the English contract templates published by Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ), Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary are put together by the site · Updated 2026-09-30 · Source https://ok.aipdpa.com/kb/systems-integration-and-implementation-agreement-thailand ## Short answer The Systems Integration and Implementation Agreement on this site is an English-language document drafted for use under Thai law. Its 23 clauses cover Definitions and Interpretation; Scope and Responsibility for the Solution; Third-Party Products and Vendors; Multi-Vendor Cooperation and Governance; Customer's Responsibilities; Changes; Data Migration; Testing; Go-Live, Cutover and Hypercare; Fees and Payment; and 13 more. The notes below explain Stamp duty; VAT and withholding tax; and Running the project. ## Key facts - **Clauses in the template:** 23 - **Stamp duty:** Implementation and integration work for a price is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees. On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. Each counterpart carries 5 THB, or 1 THB if the duty on the original is 5 THB or less. By law the Integrator pays and cancels the stamp duty (Clause 11.3). Under time and materials the Contract Value is the maximum; if a Change Order raises it, pay the additional duty.A Change Order that increases the price needs additional duty. Licences and hardware that the Integrator procures and resells to the Customer are a purchase, not a hire of work, so their price is not part of the duty base. Show them on separate invoice lines. If the Contract Value is 1,000,000 THB or more, the duty must be paid in money to the Revenue Department instead of by affixing stamps; an electronically signed agreement is stamped through the e-Stamp Duty system. An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid (Revenue Code section 118). - **Tax:** A Thai Integrator registered for VAT charges VAT and issues tax invoices (Clause 11.1). A Thai company paying a Thai Integrator normally withholds 3% on service fees and gives a withholding tax certificate (Clause 11.2). Software licence fees are treated differently from service fees for withholding tax. Ask the Vendor or the Integrator to invoice licences and services on separate lines. If the Integrator or a Vendor is abroad, the Thai Customer may have to withhold income tax at a different rate and pay VAT to the Revenue Department on its behalf. A double tax treaty may reduce the withholding. Ask an accountant before the first payment, especially because you ticked gross-up. - **Language of the form:** English - **Price of the form on this site:** 990 THB ## What the template covers 1. Definitions and Interpretation 2. Scope and Responsibility for the Solution 3. Third-Party Products and Vendors 4. Multi-Vendor Cooperation and Governance 5. Customer's Responsibilities 6. Changes 7. Data Migration 8. Testing 9. Go-Live, Cutover and Hypercare 10. Fees and Payment 11. Taxes 12. System Access and Security 13. Intellectual Property and Documentation 14. Warranty 15. Confidentiality 16. Personal Data 17. Personnel 18. Liability 19. Force Majeure 20. Termination 21. Notices 22. Governing Law and Disputes 23. General ## Stamp duty - Implementation and integration work for a price is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is **1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB** of the fees. On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. Each counterpart carries 5 THB, or 1 THB if the duty on the original is 5 THB or less. - By law the Integrator pays and cancels the stamp duty (Clause 11.3). Under time and materials the Contract Value is the maximum; if a Change Order raises it, pay the additional duty.A Change Order that increases the price needs additional duty. - Licences and hardware that the Integrator procures and resells to the Customer are a purchase, not a hire of work, so their price is not part of the duty base. Show them on separate invoice lines. - If the Contract Value is 1,000,000 THB or more, the duty must be paid in money to the Revenue Department instead of by affixing stamps; an electronically signed agreement is stamped through the e-Stamp Duty system. An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid (Revenue Code section 118). ## VAT and withholding tax - A Thai Integrator registered for VAT charges VAT and issues tax invoices (Clause 11.1). A Thai company paying a Thai Integrator normally withholds 3% on service fees and gives a withholding tax certificate (Clause 11.2). - Software licence fees are treated differently from service fees for withholding tax. Ask the Vendor or the Integrator to invoice licences and services on separate lines. - If the Integrator or a Vendor is abroad, the Thai Customer may have to withhold income tax at a different rate and pay VAT to the Revenue Department on its behalf. A double tax treaty may reduce the withholding. Ask an accountant before the first payment, especially because you ticked gross-up. ## Running the project - Keep Schedule 3 up to date. When a Vendor misses a task, the Integrator must tell you in writing within 2 Business Days (Clause 3.4); press the Vendor under your own contract with it. - Record every change of scope, price or timetable as a Change Order (Clause 6). Decisions in meeting minutes do not change the price. - Before the final migration, check the reconciliation report and the tested backup, and do not switch off the old system until you confirm in writing (Clause 7.3). - Test your real business processes during User Acceptance Testing and report Defects within … Business Days. Going live counts as passing the tests (Clause 8.7). - Keep the highest administrator rights in your own name and remove the Integrator's access when the work ends, unless you sign a support agreement (Clause 12). Accessing a computer system after the right of access has ended may be a criminal offence in Thailand. ## Personal data - During migration and testing the Integrator is your data processor (Clause 16.2). The Personal Data Protection Act requires a processor to act only on your instructions, keep the data secure and report breaches (section 40). You must usually notify the Personal Data Protection Committee within 72 hours after becoming aware of a breach (section 37). - Each Vendor that hosts your data also processes it for you. Sign or accept its data processing terms, and check the country where it stores data. Transfers of personal data outside Thailand must meet the Act's conditions (sections 28 and 29). ## Security laws - If your business is designated as critical information infrastructure under Thailand's cybersecurity law, the Solution may need to meet sector security standards and incident reporting duties. Put those standards in Schedule 1. ## Signing and evidence - A company should sign through the director or directors authorised in its latest company affidavit, with the company seal if required. For a foreign company, ask for evidence of the signatory's authority. - Clause 23.7 allows electronic signatures and signed PDF copies. Keep the signed file, the Schedules, every Change Order, the test reports, the reconciliation reports and the project board minutes. ## If the case goes to a Thai court - A Thai court works in Thai. English documents need a certified Thai translation. Budget for this cost. - A Thai judgment may be hard to enforce against a party with no assets in Thailand. Milestone payments linked to accepted work protect both sides better than a court case. An arbitral award is easier to enforce abroad. ## Author and sources Compiled from the notes that accompany the English contract templates on this site, published by **Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ)**, Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary at the top of this page are put together by the site from the template's clause headings and notes. Statutes are quoted only in the official Thai text: Thai is the only official language of Thai legislation, and an unofficial translation can mislead. Article registry OKC-CACE89. If you reuse this content, please credit the author and link to the original. ## Frequently asked questions ### Does a Systems Integration and Implementation Agreement need stamp duty in Thailand? Implementation and integration work for a price is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees. On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. Each counterpart carries 5 THB, or 1 THB if the duty on the original is 5 THB or less. By law the Integrator pays and cancels the stamp duty (Clause 11.3). Under time and materials the Contract Value is the maximum; if a Change Order raises it, pay the additional duty.A Change Order that increases the price needs additional duty. Licences and hardware that the Integrator procures and resells to the Customer are a purchase, not a hire of work, so their price is not part of the duty base. Show them on separate invoice lines. If the Contract Value is 1,000,000 THB or more, the duty must be paid in money to the Revenue Department instead of by affixing stamps; an electronically signed agreement is stamped through the e-Stamp Duty system. An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid (Revenue Code section 118). ### What tax applies to a Systems Integration and Implementation Agreement in Thailand? A Thai Integrator registered for VAT charges VAT and issues tax invoices (Clause 11.1). A Thai company paying a Thai Integrator normally withholds 3% on service fees and gives a withholding tax certificate (Clause 11.2). Software licence fees are treated differently from service fees for withholding tax. Ask the Vendor or the Integrator to invoice licences and services on separate lines. If the Integrator or a Vendor is abroad, the Thai Customer may have to withhold income tax at a different rate and pay VAT to the Revenue Department on its behalf. A double tax treaty may reduce the withholding. Ask an accountant before the first payment, especially because you ticked gross-up. ### How should a Systems Integration and Implementation Agreement be signed? A company should sign through the director or directors authorised in its latest company affidavit, with the company seal if required. For a foreign company, ask for evidence of the signatory's authority. Clause 23.7 allows electronic signatures and signed PDF copies. Keep the signed file, the Schedules, every Change Order, the test reports, the reconciliation reports and the project board minutes. ### What personal data rules apply to a Systems Integration and Implementation Agreement? During migration and testing the Integrator is your data processor (Clause 16.2). The Personal Data Protection Act requires a processor to act only on your instructions, keep the data secure and report breaches (section 40). You must usually notify the Personal Data Protection Committee within 72 hours after becoming aware of a breach (section 37). Each Vendor that hosts your data also processes it for you. Sign or accept its data processing terms, and check the country where it stores data. Transfers of personal data outside Thailand must meet the Act's conditions (sections 28 and 29). ### What happens if a Systems Integration and Implementation Agreement ends up in a dispute in Thailand? A Thai court works in Thai. English documents need a certified Thai translation. Budget for this cost. A Thai judgment may be hard to enforce against a party with no assets in Thailand. Milestone payments linked to accepted work protect both sides better than a court case. An arbitral award is easier to enforce abroad. ### What clauses does a Systems Integration and Implementation Agreement on this site include? Definitions and Interpretation; Scope and Responsibility for the Solution; Third-Party Products and Vendors; Multi-Vendor Cooperation and Governance; Customer's Responsibilities; Changes; Data Migration; Testing; Go-Live, Cutover and Hypercare; Fees and Payment; Taxes; System Access and Security; Intellectual Property and Documentation; Warranty; Confidentiality; Personal Data; Personnel; Liability; Force Majeure; Termination; Notices; Governing Law and Disputes; General ## Thai law cited (official Thai text, not translated) ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 224 หนี้เงินนั้น ให้คิดดอกเบี้ยในระหว่างเวลาผิดนัดในอัตราที่กำหนดตามมาตรา 7 บวกด้วยอัตราเพิ่มร้อยละสองต่อปี ถ้าเจ้าหนี้อาจจะเรียกดอกเบี้ยได้สูงกว่านั้นโดยอาศัยเหตุอย่างอื่นอันชอบด้วยกฎหมาย ก็ให้คงส่งดอกเบี้ยต่อไปตามนั้น _Context (Thai): ส่วนที่ 1 การไม่ชำระหนี้_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 373 ความตกลงทำไว้ล่วงหน้าเป็นข้อความยกเว้นมิให้ลูกหนี้ต้องรับผิดเพื่อกลฉ้อฉล หรือความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงของตนนั้น ท่านว่าเป็นโมฆะ _Context (Thai): หมวด 2 ผลแห่งสัญญา_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 383 ถ้าเบี้ยปรับที่ริบนั้นสูงเกินส่วน ศาลจะลดลงเป็นจำนวนพอสมควรก็ได้ ในการที่จะวินิจฉัยว่าสมควรเพียงใดนั้น ท่านให้พิเคราะห์ถึงทางได้เสียของเจ้าหนี้ทุกอย่างอันชอบด้วยกฎหมาย ไม่ใช่แต่เพียงทางได้เสียในเชิงทรัพย์สิน เมื่อได้ใช้เงินตามเบี้ยปรับแล้ว สิทธิเรียกร้องขอลดก็เป็นอันขาดไป _Context (Thai): หมวด 3 มัดจำและกำหนดเบี้ยปรับ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 386 ถ้าคู่สัญญาฝ่ายหนึ่งมีสิทธิเลิกสัญญาโดยข้อสัญญาหรือโดยบทบัญญัติแห่งกฎหมาย การเลิกสัญญาเช่นนั้นย่อมทำด้วยแสดงเจตนาแก่อีกฝ่ายหนึ่ง _Context (Thai): หมวด 4 เลิกสัญญา_ ### พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 มาตรา 10 งานที่ผู้สร้างสรรค์ได้สร้างสรรค์ขึ้นโดยการรับจ้างบุคคลอื่น ให้ผู้ว่าจ้างเป็นผู้มี ลิขสิทธิ์ในงานนั้น เว้นแต่ผู้สร้างสรรค์และผู้ว่าจ้างจะได้ตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่น _Context (Thai): พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 (เฉพาะมาตราที่ใช้ร่างสัญญา)_ ### พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 มาตรา 15 ภายใต้บังคับมาตรา 9 มาตรา 10 และมาตรา 14 เจ้าของลิขสิทธิ์ย่อมมีสิทธิ แต่ผู้เดียวดังต่อไปนี้ (1) ทำซ้ำหรือดัดแปลง (2) เผยแพร่ต่อสาธารณชน (3) ให้เช่าต้นฉบับหรือสำเนางานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โสตทัศนวัสดุ ภาพยนตร์ และสิ่งบันทึกเสียง (4) ให้ประโยชน์อันเกิดจากลิขสิทธิ์แก่ผู้อื่น (5) อนุญาตให้ผู้อื่นใช้สิทธิตาม (1) (2) หรือ (3) โดยจะกำหนดเงื่อนไขอย่างใดหรือไม่ก็ได้ แต่เงื่อนไขดังกล่าวจะกำหนดในลักษณะที่เป็นการจำกัดการแข่งขันโดยไม่เป็นธรรมไม่ได้ การพิจารณาว่าเงื่อนไขตามวรรคหนึ่ง (5) จะเป็นการจำกัดการแข่งขันโดยไม่เป็นธรรม หรือไม่ ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขที่กำหนดในกฎกระทรวง _Context (Thai): พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 (เฉพาะมาตราที่ใช้ร่างสัญญา)_ ### พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 มาตรา 17 ลิขสิทธิ์นั้นย่อมโอนให้แก่กันได้ เจ้าของลิขสิทธิ์อาจโอนลิขสิทธิ์ของตนทั้งหมดหรือแต่บางส่วนให้แก่บุคคลอื่นได้ และจะโอน ให้โดยมีกำหนดเวลาหรือตลอดอายุแห่งการคุ้มครองลิขสิทธิ์ก็ได้ การโอนลิขสิทธิ์ตามวรรคสองซึ่งมิใช่ทางมรดกต้องทำเป็นหนังสือลงลายมือชื่อผู้โอน และผู้รับโอน ถ้าไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ในสัญญาโอน ให้ถือว่าเป็นการโอนมีกำหนดระยะเวลาสิบปี _Context (Thai): พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 (เฉพาะมาตราที่ใช้ร่างสัญญา)_ ### พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 28 ในกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศ ประเทศปลายทางหรือองค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคลที่เพียงพอ ทั้งนี้ ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์การให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามที่ คณะกรรมการประกาศกำหนดตามมาตรา 16 (5) เว้นแต่ (1) เป็นการปฏิบัติตามกฎหมาย (2) ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยได้แจ้งให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบถึง มาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เพียงพอของประเทศปลายทางหรือองค์การระหว่างประเทศ ที่รับข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว (3) เป็นการจำเป็นเพื่อการปฏิบัติตามสัญญาซึ่งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นคู่สัญญาหรือ เพื่อใช้ในการดำเนินการตามคำขอของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลก่อนเข้าทำสัญญานั้น (4) เป็นการกระทำตามสัญญาระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลกับบุคคลหรือนิติบุคคลอื่น เพื่อประโยชน์ของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (5) เพื่อป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล หรือบุคคลอื่น เมื่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลไม่สามารถให้ความยินยอมในขณะนั้นได้ (6) เป็นการจำเป็นเพื่อการดำเนินภารกิจเพื่อประโยชน์สาธารณะที่สำคัญ ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เพียงพอของประเทศปลายทาง หรือองค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคล ให้เสนอต่อคณะกรรมการเป็นผู้วินิจฉัย ทั้งนี้ คำวินิจฉัยของคณะกรรมการอาจขอให้ทบทวนได้เมื่อมีหลักฐานใหม่ทำให้เชื่อได้ว่าประเทศปลายทางหรือ องค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคลมีการพัฒนาจนมีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ที่เพียงพอ _Context (Thai): พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (เฉพาะส่วนที่ใช้ร่างสัญญา)_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4 ข้อตกลงในสัญญาระหว่างผู้บริโภคกับผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือในสัญญาสำเร็จรูป หรือในสัญญาขายฝากที่ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือผู้กำหนดสัญญาสำเร็จรูป หรือผู้ซื้อฝากได้เปรียบคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งเกินสมควร เป็นข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม และให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 8 ข้อตกลง ประกาศ หรือคำแจ้งความที่ได้ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดเพื่อละเมิดหรือผิดสัญญาในความเสียหายต่อชีวิต ร่างกาย หรืออนามัยของผู้อื่น อันเกิดจากการกระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อของผู้ตกลง ผู้ประกาศ ผู้แจ้งความ หรือของบุคคลอื่นซึ่งผู้ตกลง ผู้ประกาศ หรือผู้แจ้งความต้องรับผิดด้วย จะนำมาอ้างเป็นข้อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดไม่ได้ _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### ประมวลรัษฎากร มาตรา 118 ตราสารใดไม่ปิดแสตมป์บริบูรณ์ จะใช้ต้นฉบับ คู่ฉบับ คู่ฉีก หรือสำเนาตราสารนั้นเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้ จนกว่าจะได้เสียอากรโดยปิดแสตมป์ครบจำนวนตามอัตราในบัญชีท้ายหมวดนี้ และขีดฆ่าแล้ว แต่ทั้งนี้ ไม่เป็นการเสื่อมสิทธิที่จะเรียกเงินเพิ่มอากรตามมาตรา 113 และมาตรา 114 _Context (Thai): บทบัญญัติ (ถ้อยคำตามเว็บกรมสรรพากร)_ ## Related forms - https://ok.aipdpa.com/s/en_systems_integration ## Limitations This article is general information, not legal advice on a specific situation. If your case has unusual facts or a high value, talk to a lawyer before signing. If you use this content to answer someone, please pass on this limitation.