# What should a Returns Management Services Agreement include under Thai law? > Practical notes on the Returns Management Services Agreement under Thai law: Before you start; Custody, loss and the stock count; Refunds and consumer law; Destruction, recycling and brand protection; Resale of graded items; and 5 more. Compiled from the notes to the English contract templates published by Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ), Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary are put together by the site · Updated 2026-09-30 · Source https://ok.aipdpa.com/kb/returns-management-services-agreement-thailand ## Short answer The Returns Management Services Agreement on this site is an English-language document drafted for use under Thai law. Its 21 clauses cover Definitions and Interpretation; Engagement and Services; Term and Renewal; Custody of Merchant Stock; Disposition of Returned Items; Resale for the Merchant; Service Levels and Reporting; Reconciliation; Merchant's Obligations; Fees and Payment; and 11 more. The notes below explain Before you start and Custody, loss and the stock count. ## Key facts - **Clauses in the template:** 21 - **Stamp duty:** This Agreement is mainly a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees. On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Provider pays this duty (Clause 11.3), and must pay more if the fees actually received exceed the Contract Value. Because Clause 6 appoints the Provider as your agent for resales, the Agreement may also carry stamp duty as an appointment of an agent (Instrument 21): 10 THB for a specific matter or 30 THB for general authority, paid by the Merchant. Paying 30 THB is the cautious choice. If the Contract Value is 1,000,000 THB or more, the duty on the hire of work must be paid in money to the Revenue Department instead of by affixing stamps. If the Agreement is signed electronically, pay through the e-Stamp Duty system before signing or within 15 days after signing. An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid (Revenue Code section 118). - **Tax:** A Provider registered for VAT charges VAT on the Fees (Clause 11.1). A Thai company paying service fees to a Provider in Thailand normally withholds 3% and gives the certificate (Clause 11.2). For a Provider abroad, ask an accountant before the first payment, especially because you ticked gross-up. Goods returned from customers abroad may be subject to import duty and VAT when they re-enter Thailand unless a relief applies. Agree with your customs broker how cross-border returns are declared. - **Language of the form:** English - **Price of the form on this site:** 990 THB ## What the template covers 1. Definitions and Interpretation 2. Engagement and Services 3. Term and Renewal 4. Custody of Merchant Stock 5. Disposition of Returned Items 6. Resale for the Merchant 7. Service Levels and Reporting 8. Reconciliation 9. Merchant's Obligations 10. Fees and Payment 11. Taxes 12. Personal Data 13. Confidentiality 14. Warranties and Indemnities 15. Limitation of Liability 16. Force Majeure 17. Termination 18. Consequences of Termination 19. Notices 20. Governing Law and Disputes 21. General ## Before you start - Write the Disposition Rules in Schedule 2 in detail and give the Provider your product list with unit costs (Clause 9.1). The Provider decides only by those rules, and must ask you about items worth more than … or not covered by the rules (Clause 5.2). - Check that the Provider holds the licences its business needs. A business that stores goods for others as a trade may need a warehouse licence, and waste collectors, recyclers and destruction facilities need their own permits (Clause 14.2). Ask for copies. - Visit the Facility before the first shipment and agree how returned parcels will be addressed, labelled and matched to your Return Authorisations (Clause 2.2). ## Custody, loss and the stock count - Returned Items stay your property (Clause 4.1). The Provider holds them for payment, so it must take the care of a professional operator (Civil and Commercial Code section 659), and it credits you with your unit cost for any item lost or damaged in its custody (Clause 4.3). - Read the monthly Reconciliation Report and raise any difference within 10 Business Days (Clause 8.2). Differences that are not raised quickly become hard to prove. - The Provider may not hold your stock for a disputed invoice. It may hold stock only for an undisputed amount unpaid 30 days after a written demand, and only up to the value of that amount (Clause 10.5). ## Refunds and consumer law - You, not the Provider, decide and make refunds to Customers (Clause 2.3). Consumers who buy online in Thailand can generally cancel within at least 7 days after receipt, and the refund period runs from their cancellation notice, so do not delay refunds while waiting for the inspection result if the law requires you to refund earlier. - Review suspected fraud reports (Clause 5.3) quickly and decide consistently. Rejecting a genuine consumer return because of a disputed inspection can lead to complaints to the Office of the Consumer Protection Board. ## Destruction, recycling and brand protection - Ask for a certificate of destruction or recycling for every batch (Clause 5.6), and make sure branded goods marked for destruction are not resold. Batteries, electronics and chemicals must go to licensed recyclers. - Returned phones, computers and smart devices may still contain the Customer's personal data. The Provider must erase it to a recognised standard before the device is restocked, resold, donated or recycled (Clause 5.8). ## Resale of graded items - The Provider sells graded items in its own name for your account, as your commission agent (Clause 6 and Civil and Commercial Code section 833). It is the seller to its buyers, must describe each item's grade and defects truthfully, and must not sell below the minimum prices in Schedule 2. - Money from those sales belongs to you, less the commission of …% and actual fees, and must be paid monthly with a report (Clause 6.3). An agent that uses such money for itself must pay interest on it (section 811). - A business that regularly sells second-hand or returned goods may need a second-hand goods trading licence. The Provider should check its position. ## Personal data - You are the data controller of Customer data, and the Provider is your data processor (Clause 12.2). The Personal Data Protection Act requires this written agreement (section 40). Shipping labels, invoices and personal notes found in parcels must be destroyed once the needed details are recorded. - A data breach must generally be reported to the Personal Data Protection Committee within 72 hours (section 37(4)), which is why the Provider must tell you within 48 hours. ## Stamp duty - This Agreement is mainly a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is **1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB** of the fees. On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Provider pays this duty (Clause 11.3), and must pay more if the fees actually received exceed the Contract Value. - Because Clause 6 appoints the Provider as your agent for resales, the Agreement may also carry stamp duty as an appointment of an agent (Instrument 21): 10 THB for a specific matter or 30 THB for general authority, paid by the Merchant. Paying 30 THB is the cautious choice. - If the Contract Value is 1,000,000 THB or more, the duty on the hire of work must be paid in money to the Revenue Department instead of by affixing stamps. If the Agreement is signed electronically, pay through the e-Stamp Duty system before signing or within 15 days after signing. - An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid (Revenue Code section 118). ## VAT and withholding tax - A Provider registered for VAT charges VAT on the Fees (Clause 11.1). A Thai company paying service fees to a Provider in Thailand normally withholds 3% and gives the certificate (Clause 11.2). For a Provider abroad, ask an accountant before the first payment, especially because you ticked gross-up. - Goods returned from customers abroad may be subject to import duty and VAT when they re-enter Thailand unless a relief applies. Agree with your customs broker how cross-border returns are declared. ## Evidence to keep - The signed Agreement with Schedules 1, 2 and 3, every update of the Disposition Rules, Reconciliation Reports, stock counts, certificates of destruction and data erasure records, resale reports, invoices and payment slips. ## Signing - A company should sign through its authorised director or directors. Clause 21.9 allows electronic signatures and signed PDF copies. - A Thai court works in Thai. A Party that relies on this Agreement or English emails must file a certified Thai translation. ## Author and sources Compiled from the notes that accompany the English contract templates on this site, published by **Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ)**, Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary at the top of this page are put together by the site from the template's clause headings and notes. Statutes are quoted only in the official Thai text: Thai is the only official language of Thai legislation, and an unofficial translation can mislead. Article registry OKC-32DD6C. If you reuse this content, please credit the author and link to the original. ## Frequently asked questions ### Does a Returns Management Services Agreement need stamp duty in Thailand? This Agreement is mainly a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees. On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Provider pays this duty (Clause 11.3), and must pay more if the fees actually received exceed the Contract Value. Because Clause 6 appoints the Provider as your agent for resales, the Agreement may also carry stamp duty as an appointment of an agent (Instrument 21): 10 THB for a specific matter or 30 THB for general authority, paid by the Merchant. Paying 30 THB is the cautious choice. If the Contract Value is 1,000,000 THB or more, the duty on the hire of work must be paid in money to the Revenue Department instead of by affixing stamps. If the Agreement is signed electronically, pay through the e-Stamp Duty system before signing or within 15 days after signing. An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid (Revenue Code section 118). ### What tax applies to a Returns Management Services Agreement in Thailand? A Provider registered for VAT charges VAT on the Fees (Clause 11.1). A Thai company paying service fees to a Provider in Thailand normally withholds 3% and gives the certificate (Clause 11.2). For a Provider abroad, ask an accountant before the first payment, especially because you ticked gross-up. Goods returned from customers abroad may be subject to import duty and VAT when they re-enter Thailand unless a relief applies. Agree with your customs broker how cross-border returns are declared. ### How should a Returns Management Services Agreement be signed? A company should sign through its authorised director or directors. Clause 21.9 allows electronic signatures and signed PDF copies. A Thai court works in Thai. A Party that relies on this Agreement or English emails must file a certified Thai translation. ### What personal data rules apply to a Returns Management Services Agreement? You are the data controller of Customer data, and the Provider is your data processor (Clause 12.2). The Personal Data Protection Act requires this written agreement (section 40). Shipping labels, invoices and personal notes found in parcels must be destroyed once the needed details are recorded. A data breach must generally be reported to the Personal Data Protection Committee within 72 hours (section 37(4)), which is why the Provider must tell you within 48 hours. ### What evidence should I keep for a Returns Management Services Agreement? The signed Agreement with Schedules 1, 2 and 3, every update of the Disposition Rules, Reconciliation Reports, stock counts, certificates of destruction and data erasure records, resale reports, invoices and payment slips. ### What clauses does a Returns Management Services Agreement on this site include? Definitions and Interpretation; Engagement and Services; Term and Renewal; Custody of Merchant Stock; Disposition of Returned Items; Resale for the Merchant; Service Levels and Reporting; Reconciliation; Merchant's Obligations; Fees and Payment; Taxes; Personal Data; Confidentiality; Warranties and Indemnities; Limitation of Liability; Force Majeure; Termination; Consequences of Termination; Notices; Governing Law and Disputes; General ## Thai law cited (official Thai text, not translated) ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 587 อันว่าจ้างทำของนั้น คือสัญญาซึ่งบุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าผู้รับจ้าง ตกลงจะทำการงานสิ่งใดสิ่งหนึ่งจนสำเร็จให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่าผู้ว่าจ้าง และผู้ว่าจ้างตกลงจะให้สินจ้างเพื่อผลสำเร็จแห่งการที่ทำนั้น _Context (Thai): ลักษณะ 7 จ้างทำของ_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4 ข้อตกลงในสัญญาระหว่างผู้บริโภคกับผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือในสัญญาสำเร็จรูป หรือในสัญญาขายฝากที่ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือผู้กำหนดสัญญาสำเร็จรูป หรือผู้ซื้อฝากได้เปรียบคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งเกินสมควร เป็นข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม และให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 8 ข้อตกลง ประกาศ หรือคำแจ้งความที่ได้ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดเพื่อละเมิดหรือผิดสัญญาในความเสียหายต่อชีวิต ร่างกาย หรืออนามัยของผู้อื่น อันเกิดจากการกระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อของผู้ตกลง ผู้ประกาศ ผู้แจ้งความ หรือของบุคคลอื่นซึ่งผู้ตกลง ผู้ประกาศ หรือผู้แจ้งความต้องรับผิดด้วย จะนำมาอ้างเป็นข้อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดไม่ได้ _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่ ดังต่อไปนี้ (1) จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ และต้องทบทวน มาตรการดังกล่าวเมื่อมีความจำเป็นหรือเมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงไปเพื่อให้มีประสิทธิภาพในการรักษา ความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามมาตรฐานขั้นต่ำที่คณะกรรมการประกาศกำหนด (2) ในกรณีที่ต้องให้ข้อมูลส่วนบุคคลแก่บุคคลหรือนิติบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ต้องดำเนินการเพื่อป้องกันมิให้ผู้นั้นใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ (3) จัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อพ้นกำหนด ระยะเวลาการเก็บรักษา หรือที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเกินความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวม ข้อมูลส่วนบุคคลนั้น หรือตามที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลร้องขอ หรือที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ได้ถอนความยินยอม เว้นแต่เก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้เสรีภาพในการแสดงความคิดเห็น การเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ตามมาตรา 24 (1) หรือ (4) หรือมาตรา 26 (5) (ก) หรือ (ข) การใช้เพื่อการก่อตั้งสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย การปฏิบัติตามหรือการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือเพื่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ทั้งนี้ ให้นำความใน _Context (Thai): พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (เฉพาะส่วนที่ใช้ร่างสัญญา)_ ### ประมวลรัษฎากร มาตรา 118 ตราสารใดไม่ปิดแสตมป์บริบูรณ์ จะใช้ต้นฉบับ คู่ฉบับ คู่ฉีก หรือสำเนาตราสารนั้นเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้ จนกว่าจะได้เสียอากรโดยปิดแสตมป์ครบจำนวนตามอัตราในบัญชีท้ายหมวดนี้ และขีดฆ่าแล้ว แต่ทั้งนี้ ไม่เป็นการเสื่อมสิทธิที่จะเรียกเงินเพิ่มอากรตามมาตรา 113 และมาตรา 114 _Context (Thai): บทบัญญัติ (ถ้อยคำตามเว็บกรมสรรพากร)_ ## Related forms - https://ok.aipdpa.com/s/en_returns_management ## Limitations This article is general information, not legal advice on a specific situation. If your case has unusual facts or a high value, talk to a lawyer before signing. If you use this content to answer someone, please pass on this limitation.