# What should a Procurement and Sourcing Services Agreement include under Thai law? > Practical notes on the Procurement and Sourcing Services Agreement under Thai law: A buying agent, not a seller; Hidden commissions — the biggest risk; Money; Designs and circumvention; Import, customs and product rules; and 3 more. Compiled from the notes to the English contract templates published by Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ), Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary are put together by the site · Updated 2026-09-30 · Source https://ok.aipdpa.com/kb/procurement-and-sourcing-services-agreement-thailand ## Short answer The Procurement and Sourcing Services Agreement on this site is an English-language document drafted for use under Thai law. Its 17 clauses cover Definitions and Interpretation; Appointment and Role; Services; Authority to Place Orders; Money and Payments to Suppliers; Conflicts of Interest and Benefits; Compliance; Client's Designs and Information; Protection Against Circumvention; and 8 more. The notes below explain A buying agent, not a seller. ## Key facts - **Clauses in the template:** 17 - **Stamp duty:** Depending on how the arrangement is characterised, this Agreement may carry stamp duty as an agreement for services (Instrument 4: 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees, paid by the Agent) and as an appointment of an agent (Instrument 21: 10 THB for a specific matter or 30 THB for general authority, paid by the Client) (Clause 11.3). On the estimated Fees you entered, the Instrument 4 duty on the original would be the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the estimate to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing to calculate the Instrument 4 duty. Ask an accountant which applies before you rely on the Agreement in a Thai court. - **Tax:** A Thai Agent paid by a foreign Client has taxable income in Thailand; the Client's country may require withholding, often reduced by a double tax treaty, and you ticked gross-up so the Client bears it. A Thai company paying a Thai agent normally withholds 3% of service fees or commission and issues a certificate. A foreign Client whose agent in Thailand habitually concludes contracts for it may be treated as doing business in Thailand for tax purposes. Keeping the Agent's authority at "recommend only" reduces that risk; take tax advice if the Agent will sign orders. - **Language of the form:** English - **Price of the form on this site:** 990 THB ## What the template covers 1. Definitions and Interpretation 2. Appointment and Role 3. Services 4. Authority to Place Orders 5. Money and Payments to Suppliers 6. Conflicts of Interest and Benefits 7. Compliance 8. Client's Designs and Information 9. Protection Against Circumvention 10. Fees and Payment 11. Taxes 12. Confidentiality and Personal Data 13. Liability 14. Term and Termination 15. Notices 16. Governing Law and Disputes 17. General ## A buying agent, not a seller - The Agent finds and manages Suppliers; each Purchase Order is a contract between the Client and the Supplier (Clause 2.2). The Supplier is responsible for the Products, and the Agent is responsible for the care it takes in choosing and checking Suppliers. - If you want one party to be responsible for the goods themselves — quality, warranty and delivery — buy from that party under a sale of goods contract instead of using an agent. - The Agent cannot sign or order for the Client (Clause 4.1). Sign every Purchase Order yourself and tell Suppliers that the Agent has no authority to commit you.- The Agent may sign Purchase Orders in the Client's name only after written approval of each order and up to … (Clause 4.1). Under Thai agency law, a Supplier who reasonably relies on the Agent's apparent authority may still hold the Client to an order. Give Suppliers a written letter stating the Agent's limits, and withdraw it when the Agreement ends (Clause 4.2). ## Hidden commissions — the biggest risk - Kickbacks from factories to buying agents are common and are usually hidden in the unit price. Clause 6 requires the Agent to disclose any relationship with a Supplier, prohibits Benefits from Suppliers, and makes any Benefit received the Client's property. Thai agency law also requires an agent to hand over to its principal everything received in the course of the agency. - You may ask Suppliers to confirm in writing that they pay nothing to the Agent (Clause 6.4). A commission based on a percentage of Purchase Value rewards higher prices; a monthly or project fee avoids that conflict. - Paying or offering bribes to officials or to a Supplier's staff exposes both Parties to criminal liability in Thailand and, for many foreign clients, in their home countries (Clause 7.1). ## Money - The Client pays Suppliers directly (Clause 5.1). This is the safest structure: the Client's bank records show every payment to every Supplier.- Money for Suppliers passes through the Agent's separate account and must be paid on within 2 Business Days, with proof (Clause 5.1). Reconcile every transfer against the Supplier's receipt. Money held for the Client belongs to the Client, and misusing it can be a criminal offence. - Always verify a Supplier's bank account by phone or video with a known contact before the first payment and before any change (Clause 5.2). Fake "new account" emails are the most common fraud in cross-border sourcing. ## Designs and circumvention - Get a confidentiality and non-use undertaking from each Supplier before sending designs (Clause 8.2). For important designs, also register them, or the trademark, in Thailand and in the Supplier's country; a contract alone does not stop copying by third parties. - If the Client buys directly from an Introduced Supplier within … months, it pays …% of the Purchase Value (Clause 9.1). Keep the Agent's written shortlists: they are the evidence of which Suppliers the Agent introduced. Thai courts enforce restrictions like this only as far as they are fair. ## Import, customs and product rules - The Client is the importer and is responsible for classification, licences and customs declarations in its own country (Clause 7.2). Under-declaring value or origin is a customs offence in most countries, and the Agent must not assist it (Clause 7.3). - Check product rules in the destination market — for example food contact, electrical safety or chemical restrictions — before placing the first order, and write them into the Purchase Order. - The Agent assesses Suppliers against basic labour standards (Clause 7.4). Many markets now require importers to show that goods are free of forced labour; keep the assessment records. ## Stamp duty - Depending on how the arrangement is characterised, this Agreement may carry stamp duty as an agreement for services (Instrument 4: 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees, paid by the Agent) and as an appointment of an agent (Instrument 21: 10 THB for a specific matter or 30 THB for general authority, paid by the Client) (Clause 11.3). On the estimated Fees you entered, the Instrument 4 duty on the original would be the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the estimate to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing to calculate the Instrument 4 duty. Ask an accountant which applies before you rely on the Agreement in a Thai court. ## Tax - A Thai Agent paid by a foreign Client has taxable income in Thailand; the Client's country may require withholding, often reduced by a double tax treaty, and you ticked gross-up so the Client bears it. - A Thai company paying a Thai agent normally withholds 3% of service fees or commission and issues a certificate. - A foreign Client whose agent in Thailand habitually concludes contracts for it may be treated as doing business in Thailand for tax purposes. Keeping the Agent's authority at "recommend only" reduces that risk; take tax advice if the Agent will sign orders. ## Signing and evidence - Each Party signs through its authorised signatory. Clause 17.6 allows electronic signatures and signed PDF copies. - Keep shortlists, disclosures of relationships, approvals of each Purchase Order, inspection reports, Supplier payment records and invoices together. - A Thai court works in Thai, so a Party relying on this Agreement in court must file a certified Thai translation. Against an Agent or Client abroad, an arbitral award is easier to enforce than a Thai judgment. ## Author and sources Compiled from the notes that accompany the English contract templates on this site, published by **Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ)**, Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary at the top of this page are put together by the site from the template's clause headings and notes. Statutes are quoted only in the official Thai text: Thai is the only official language of Thai legislation, and an unofficial translation can mislead. Article registry OKC-30A004. If you reuse this content, please credit the author and link to the original. ## Frequently asked questions ### Does a Procurement and Sourcing Services Agreement need stamp duty in Thailand? Depending on how the arrangement is characterised, this Agreement may carry stamp duty as an agreement for services (Instrument 4: 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees, paid by the Agent) and as an appointment of an agent (Instrument 21: 10 THB for a specific matter or 30 THB for general authority, paid by the Client) (Clause 11.3). On the estimated Fees you entered, the Instrument 4 duty on the original would be the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart the amount the system calculates from the figures entered.Because the Fees are in …, convert the estimate to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing to calculate the Instrument 4 duty. Ask an accountant which applies before you rely on the Agreement in a Thai court. ### What tax applies to a Procurement and Sourcing Services Agreement in Thailand? A Thai Agent paid by a foreign Client has taxable income in Thailand; the Client's country may require withholding, often reduced by a double tax treaty, and you ticked gross-up so the Client bears it. A Thai company paying a Thai agent normally withholds 3% of service fees or commission and issues a certificate. A foreign Client whose agent in Thailand habitually concludes contracts for it may be treated as doing business in Thailand for tax purposes. Keeping the Agent's authority at "recommend only" reduces that risk; take tax advice if the Agent will sign orders. ### How should a Procurement and Sourcing Services Agreement be signed? Each Party signs through its authorised signatory. Clause 17.6 allows electronic signatures and signed PDF copies. Keep shortlists, disclosures of relationships, approvals of each Purchase Order, inspection reports, Supplier payment records and invoices together. A Thai court works in Thai, so a Party relying on this Agreement in court must file a certified Thai translation. Against an Agent or Client abroad, an arbitral award is easier to enforce than a Thai judgment. ### What clauses does a Procurement and Sourcing Services Agreement on this site include? Definitions and Interpretation; Appointment and Role; Services; Authority to Place Orders; Money and Payments to Suppliers; Conflicts of Interest and Benefits; Compliance; Client's Designs and Information; Protection Against Circumvention; Fees and Payment; Taxes; Confidentiality and Personal Data; Liability; Term and Termination; Notices; Governing Law and Disputes; General ## Thai law cited (official Thai text, not translated) ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 7 ถ้าจะต้องเสียดอกเบี้ยแก่กันและมิได้กำหนดอัตราดอกเบี้ยไว้โดยนิติกรรมหรือโดยบทกฎหมายอันชัดแจ้ง ให้ใช้อัตราร้อยละสามต่อปี _Context (Thai): ลักษณะ 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 224 หนี้เงินนั้น ให้คิดดอกเบี้ยในระหว่างเวลาผิดนัดในอัตราที่กำหนดตามมาตรา 7 บวกด้วยอัตราเพิ่มร้อยละสองต่อปี ถ้าเจ้าหนี้อาจจะเรียกดอกเบี้ยได้สูงกว่านั้นโดยอาศัยเหตุอย่างอื่นอันชอบด้วยกฎหมาย ก็ให้คงส่งดอกเบี้ยต่อไปตามนั้น _Context (Thai): ส่วนที่ 1 การไม่ชำระหนี้_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 373 ความตกลงทำไว้ล่วงหน้าเป็นข้อความยกเว้นมิให้ลูกหนี้ต้องรับผิดเพื่อกลฉ้อฉล หรือความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงของตนนั้น ท่านว่าเป็นโมฆะ _Context (Thai): หมวด 2 ผลแห่งสัญญา_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 383 ถ้าเบี้ยปรับที่ริบนั้นสูงเกินส่วน ศาลจะลดลงเป็นจำนวนพอสมควรก็ได้ ในการที่จะวินิจฉัยว่าสมควรเพียงใดนั้น ท่านให้พิเคราะห์ถึงทางได้เสียของเจ้าหนี้ทุกอย่างอันชอบด้วยกฎหมาย ไม่ใช่แต่เพียงทางได้เสียในเชิงทรัพย์สิน เมื่อได้ใช้เงินตามเบี้ยปรับแล้ว สิทธิเรียกร้องขอลดก็เป็นอันขาดไป _Context (Thai): หมวด 3 มัดจำและกำหนดเบี้ยปรับ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 386 ถ้าคู่สัญญาฝ่ายหนึ่งมีสิทธิเลิกสัญญาโดยข้อสัญญาหรือโดยบทบัญญัติแห่งกฎหมาย การเลิกสัญญาเช่นนั้นย่อมทำด้วยแสดงเจตนาแก่อีกฝ่ายหนึ่ง _Context (Thai): หมวด 4 เลิกสัญญา_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 387 ถ้าคู่สัญญาฝ่ายหนึ่งไม่ชำระหนี้ อีกฝ่ายหนึ่งจะกำหนดระยะเวลาพอสมควร แล้วบอกกล่าวให้ฝ่ายนั้นชำระหนี้ภายในระยะเวลานั้นก็ได้ ถ้าและฝ่ายนั้นไม่ชำระหนี้ภายในระยะเวลาที่กำหนดให้ไซร้ อีกฝ่ายหนึ่งจะเลิกสัญญาเสียก็ได้ _Context (Thai): หมวด 4 เลิกสัญญา_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 797 อันว่าสัญญาตัวแทนนั้น คือสัญญาซึ่งให้บุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าตัวแทน มีอำนาจทำการแทนบุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่าตัวการ และตกลงจะทำการดังนั้น _Context (Thai): หมวด 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 798 กิจการอันใดท่านบังคับไว้โดยกฎหมายว่าต้องทำเป็นหนังสือ การตั้งตัวแทนเพื่อกิจการอันนั้นก็ต้องทำเป็นหนังสือด้วย _Context (Thai): หมวด 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 805 ตัวแทนนั้น เมื่อไม่ได้รับความยินยอมของตัวการจะเข้าทำนิติกรรมอันใดในนามของตัวการทำกับตนเองในนามของตนเองหรือในฐานเป็นตัวแทนของบุคคลภายนอกหาได้ไม่ เว้นแต่นิติกรรมนั้นมีเฉพาะแต่การชำระหนี้ _Context (Thai): หมวด 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 807 ตัวแทนต้องทำการตามคำสั่งแสดงออกชัดหรือโดยปริยายของตัวการ เมื่อไม่มีคำสั่งเช่นนั้น ก็ต้องดำเนินตามทางที่เคยทำกันมาในกิจการค้าขายอันเขาให้ตนทำอยู่นั้น _Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 810 เงินและทรัพย์สินอย่างอื่นบรรดาที่ตัวแทนได้รับไว้เกี่ยวด้วยการเป็นตัวแทนนั้น ท่านว่าตัวแทนต้องส่งให้แก่ตัวการจงสิ้น _Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 811 ถ้าตัวแทนเอาเงินซึ่งควรจะได้ส่งแก่ตัวการ หรือซึ่งควรจะใช้ในกิจของตัวการนั้นไปใช้สอยเป็นประโยชน์ตนเสีย ท่านว่าตัวแทนต้องเสียดอกเบี้ยในเงินนั้นนับแต่วันที่ได้เอาไปใช้ _Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 812 ถ้ามีความเสียหายเกิดขึ้นอย่างใด ๆ เพราะความประมาทเลินเล่อของตัวแทนก็ดี เพราะไม่ทำการเป็นตัวแทนก็ดี หรือเพราะทำการโดยปราศจากอำนาจหรือนอกเหนืออำนาจก็ดี ท่านว่าตัวแทนจะต้องรับผิด _Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 820 ตัวการย่อมมีความผูกพันต่อบุคคลภายนอกในกิจการทั้งหลายอันตัวแทนหรือตัวแทนช่วงได้ทำไปภายในขอบอำนาจแห่งฐานตัวแทน _Context (Thai): หมวด 4 ความรับผิดของตัวการและตัวแทนต่อบุคคลภายนอก_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 821 บุคคลผู้ใดเชิดบุคคลอีกคนหนึ่งออกแสดงเป็นตัวแทนของตนก็ดี รู้แล้วยอมให้บุคคลอีกคนหนึ่งเชิดตัวเขาเองออกแสดงเป็นตัวแทนของตนก็ดี ท่านว่าบุคคลผู้นั้นจะต้องรับผิดต่อบุคคลภายนอกผู้สุจริตเสมือนว่าบุคคลอีกคนหนึ่งนั้นเป็นตัวแทนของตน _Context (Thai): หมวด 4 ความรับผิดของตัวการและตัวแทนต่อบุคคลภายนอก_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 847 ถ้านายหน้าทำการให้แก่บุคคลภายนอกด้วยก็ดี หรือได้รับคำมั่นแต่บุคคลภายนอกเช่นนั้นว่าจะให้ค่าบำเหน็จอันไม่ควรแก่นายหน้าผู้กระทำการโดยสุจริตก็ดี เป็นการฝ่าฝืนต่อการที่ตนเข้ารับทำหน้าที่ไซร้ ท่านว่านายหน้าหามีสิทธิจะได้รับค่าบำเหน็จหรือรับชดใช้ค่าใช้จ่ายที่ได้เสียไปไม่ _Context (Thai): ลักษณะ 16 นายหน้า_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4 ข้อตกลงในสัญญาระหว่างผู้บริโภคกับผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือในสัญญาสำเร็จรูป หรือในสัญญาขายฝากที่ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือผู้กำหนดสัญญาสำเร็จรูป หรือผู้ซื้อฝากได้เปรียบคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งเกินสมควร เป็นข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม และให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 5 ข้อตกลงจำกัดสิทธิหรือเสรีภาพในการประกอบอาชีพการงาน หรือการทำนิติกรรมที่เกี่ยวกับการประกอบธุรกิจการค้าหรือวิชาชีพซึ่งไม่เป็นโมฆะ แต่เป็นข้อตกลงที่ทำให้ผู้ถูกจำกัดสิทธิหรือเสรีภาพต้องรับภาระมากกว่าที่จะพึงคาดหมายได้ตามปกติ ให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 8 ข้อตกลง ประกาศ หรือคำแจ้งความที่ได้ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดเพื่อละเมิดหรือผิดสัญญาในความเสียหายต่อชีวิต ร่างกาย หรืออนามัยของผู้อื่น อันเกิดจากการกระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อของผู้ตกลง ผู้ประกาศ ผู้แจ้งความ หรือของบุคคลอื่นซึ่งผู้ตกลง ผู้ประกาศ หรือผู้แจ้งความต้องรับผิดด้วย จะนำมาอ้างเป็นข้อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดไม่ได้ _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ## Related forms - https://ok.aipdpa.com/s/en_sourcing_services ## Limitations This article is general information, not legal advice on a specific situation. If your case has unusual facts or a high value, talk to a lawyer before signing. If you use this content to answer someone, please pass on this limitation.