# What should an Export Management Services Agreement include under Thai law? > Practical notes on the Export Management Services Agreement under Thai law: Keep the authority narrow; Customs and export compliance; Getting paid; Stamp duty; Tax; Personal data and AI tools; and 2 more. Compiled from the notes to the English contract templates published by Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ), Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary are put together by the site · Updated 2026-09-30 · Source https://ok.aipdpa.com/kb/export-management-services-agreement-thailand ## Short answer The Export Management Services Agreement on this site is an English-language document drafted for use under Thai law. Its 19 clauses cover Definitions and Interpretation; Appointment and Services; Scope of Authority; Term; Exporter's Obligations; Export Manager's Obligations; Trade Compliance; Fees; Third-Party Charges and Expenses; Data, Technology and Payment Security; Confidentiality; Liability and Insurance; and 7 more. The notes below explain Keep the authority narrow and Customs and export compliance. ## Key facts - **Clauses in the template:** 19 - **Stamp duty:** Export management services are a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). The Export Manager pays duty of 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees (Clause 8.4). On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Contract Value is an estimate. If the Fees actually received are higher, or the Agreement renews, additional duty is due on the difference. Duty on an electronically signed agreement is paid through the Revenue Department's e-Stamp Duty system within 15 days after signing. Because the Export Manager may also sign documents in your name, the Agreement may in addition be treated as an appointment of an agent (Instrument 21), which carries 30 THB for a general appointment, payable by the Exporter. Affixing it avoids argument. A power of attorney given to a customs broker or an authority carries 10 THB for a single act or 30 THB for more than one act (Instrument 7). An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid. - **Tax:** A Thai company paying service fees to a Thai Export Manager normally withholds 3% and receives a VAT invoice for the Fees. A VAT-registered exporter normally applies VAT at 0% to its exported goods if it keeps the export declaration and the other evidence the Revenue Department requires. Commission is income of the Export Manager like the other Fees. If the Export Manager is abroad, Thai withholding tax may apply unless a double tax treaty exempts it; ask your accountant before the first payment. - **Language of the form:** English - **Price of the form on this site:** 790 THB ## What the template covers 1. Definitions and Interpretation 2. Appointment and Services 3. Scope of Authority 4. Term 5. Exporter's Obligations 6. Export Manager's Obligations 7. Trade Compliance 8. Fees 9. Third-Party Charges and Expenses 10. Data, Technology and Payment Security 11. Confidentiality 12. Liability and Insurance 13. Force Majeure 14. Independent Contractor 15. Termination 16. Consequences of Termination 17. Notices 18. Governing Law and Disputes 19. General ## Keep the authority narrow - The Export Manager signs only the documents listed in Schedule 2, and only for orders you have accepted (Clause 3.1). Under Thai law a principal is bound by what its agent does within its authority, and may also be bound where it let a third party believe that the agent had authority (Civil and Commercial Code sections 820 and 821). So do not let the Export Manager use your letterhead for quotations, and tell your Buyers that only you confirm prices and payment terms. - Give each authority, bank or customs broker a power of attorney limited to the task. When the Agreement ends or you change managers, withdraw it in writing and ask for it back (Clause 3.5 and Clause 16.1). - The Export Manager may negotiate with new Buyers within the Approved Terms, but every offer must say that it is subject to your written confirmation (Clause 3.3). Confirm or reject each order within 5 Business Days, and register each Introduced Buyer in writing so that there is no argument about commission later. ## Customs and export compliance - Export declarations must be lodged by the exporter itself or by a customs broker licensed by the Thai Customs Department (Clause 6.5). The declaration is made in your name, so you remain responsible to Customs for its accuracy. Give true values, descriptions and origin data (Clause 5.2), and never agree to a lower declared value. - Before the first Shipment to a new Buyer, the Export Manager screens the Buyer against sanctions lists and tells you whether a Product may be a controlled or dual-use item (Clause 7.2). If a permit is needed, do not ship until it is granted. - A certificate of origin in the preferential form of a free trade agreement can reduce the Buyer's import duty, but only if the origin data you give is correct. A false certificate can be withdrawn and penalised in both countries. - Do not pay, and do not let the Export Manager pay, "tea money" to speed up clearance (Clause 7.4). It is a breach that allows immediate termination. ## Getting paid - Only you receive payment from Buyers (Clause 3.2). The Export Manager may not change the bank account on your invoices on the basis of an email (Clause 10.3). Fraudsters often send fake emails asking Buyers to pay into a "new" account. - Under a letter of credit the bank pays only against documents that comply strictly. The Export Manager must flag problems within 2 Business Days after receiving the L/C (Clause 6.3). Ask the Buyer to amend the L/C before you ship, not after. - Export proceeds above the threshold set by the Bank of Thailand must be brought into Thailand within the period it sets. Ask your bank before agreeing long credit terms. ## Stamp duty - Export management services are a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). The Export Manager pays duty of 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees (Clause 8.4). On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. - The Contract Value is an estimate. If the Fees actually received are higher, or the Agreement renews, additional duty is due on the difference. Duty on an electronically signed agreement is paid through the Revenue Department's e-Stamp Duty system within 15 days after signing. - Because the Export Manager may also sign documents in your name, the Agreement may in addition be treated as an appointment of an agent (Instrument 21), which carries 30 THB for a general appointment, payable by the Exporter. Affixing it avoids argument. A power of attorney given to a customs broker or an authority carries 10 THB for a single act or 30 THB for more than one act (Instrument 7). - An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid. ## Tax - A Thai company paying service fees to a Thai Export Manager normally withholds 3% and receives a VAT invoice for the Fees. A VAT-registered exporter normally applies VAT at 0% to its exported goods if it keeps the export declaration and the other evidence the Revenue Department requires. - Commission is income of the Export Manager like the other Fees. If the Export Manager is abroad, Thai withholding tax may apply unless a double tax treaty exempts it; ask your accountant before the first payment. ## Personal data and AI tools - The Export Manager handles your Buyers' contact details on your behalf, so it acts as your data processor and Clause 10.1 contains the written terms that the Personal Data Protection Act requires of a processor (section 40). A controller must usually notify the regulator of a breach within 72 hours (section 37), which is why the Export Manager must tell you within 48 hours. - AI tools may be used for translations and drafts, but not with your confidential data in tools that train on it, and a competent person must check every document before it is issued (Clause 10.2). ## Interest, liability and evidence - Late payment interest is agreed at …% per year. The statutory default rate for money debts is 5% per year (Civil and Commercial Code section 224), and a Thai court may reduce an agreed rate or amount that it finds excessive (section 383). - The Export Manager pays for its own document errors, including a lost L/C payment (Clause 12.1), up to the cap in Clause 12.5, which rises to the amount of its professional indemnity insurance. Ask for the insurance certificate each year. - Keep this Agreement and its Schedules, each power of attorney, each Export Order you accepted, the draft and final Export Documents, the shipment advices and the monthly reports (Clause 6.7). ## Signing and disputes - Each Party signs through its authorised director, as shown in its company affidavit. Clause 19.7 allows electronic signatures and signed PDF copies. - A Thai court works in Thai, so a Party relying on this Agreement in court must file a certified Thai translation. If the Export Manager is abroad and has no assets in Thailand, an arbitral award is easier to enforce there than a Thai judgment, because Thailand is a party to the New York Convention of 1958. ## Author and sources Compiled from the notes that accompany the English contract templates on this site, published by **Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ)**, Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary at the top of this page are put together by the site from the template's clause headings and notes. Statutes are quoted only in the official Thai text: Thai is the only official language of Thai legislation, and an unofficial translation can mislead. Article registry OKC-095D3A. If you reuse this content, please credit the author and link to the original. ## Frequently asked questions ### Does an Export Management Services Agreement need stamp duty in Thailand? Export management services are a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). The Export Manager pays duty of 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fees (Clause 8.4). On the Contract Value you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fees are in …, convert the Contract Value to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Contract Value is an estimate. If the Fees actually received are higher, or the Agreement renews, additional duty is due on the difference. Duty on an electronically signed agreement is paid through the Revenue Department's e-Stamp Duty system within 15 days after signing. Because the Export Manager may also sign documents in your name, the Agreement may in addition be treated as an appointment of an agent (Instrument 21), which carries 30 THB for a general appointment, payable by the Exporter. Affixing it avoids argument. A power of attorney given to a customs broker or an authority carries 10 THB for a single act or 30 THB for more than one act (Instrument 7). An unstamped agreement cannot be used as evidence in a Thai civil court until the duty and a surcharge are paid. ### What tax applies to an Export Management Services Agreement in Thailand? A Thai company paying service fees to a Thai Export Manager normally withholds 3% and receives a VAT invoice for the Fees. A VAT-registered exporter normally applies VAT at 0% to its exported goods if it keeps the export declaration and the other evidence the Revenue Department requires. Commission is income of the Export Manager like the other Fees. If the Export Manager is abroad, Thai withholding tax may apply unless a double tax treaty exempts it; ask your accountant before the first payment. ### How should an Export Management Services Agreement be signed? Each Party signs through its authorised director, as shown in its company affidavit. Clause 19.7 allows electronic signatures and signed PDF copies. A Thai court works in Thai, so a Party relying on this Agreement in court must file a certified Thai translation. If the Export Manager is abroad and has no assets in Thailand, an arbitral award is easier to enforce there than a Thai judgment, because Thailand is a party to the New York Convention of 1958. ### What personal data rules apply to an Export Management Services Agreement? The Export Manager handles your Buyers' contact details on your behalf, so it acts as your data processor and Clause 10.1 contains the written terms that the Personal Data Protection Act requires of a processor (section 40). A controller must usually notify the regulator of a breach within 72 hours (section 37), which is why the Export Manager must tell you within 48 hours. AI tools may be used for translations and drafts, but not with your confidential data in tools that train on it, and a competent person must check every document before it is issued (Clause 10.2). ### What happens if an Export Management Services Agreement ends up in a dispute in Thailand? Each Party signs through its authorised director, as shown in its company affidavit. Clause 19.7 allows electronic signatures and signed PDF copies. A Thai court works in Thai, so a Party relying on this Agreement in court must file a certified Thai translation. If the Export Manager is abroad and has no assets in Thailand, an arbitral award is easier to enforce there than a Thai judgment, because Thailand is a party to the New York Convention of 1958. ### What clauses does an Export Management Services Agreement on this site include? Definitions and Interpretation; Appointment and Services; Scope of Authority; Term; Exporter's Obligations; Export Manager's Obligations; Trade Compliance; Fees; Third-Party Charges and Expenses; Data, Technology and Payment Security; Confidentiality; Liability and Insurance; Force Majeure; Independent Contractor; Termination; Consequences of Termination; Notices; Governing Law and Disputes; General ## Thai law cited (official Thai text, not translated) ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 797 อันว่าสัญญาตัวแทนนั้น คือสัญญาซึ่งให้บุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าตัวแทน มีอำนาจทำการแทนบุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่าตัวการ และตกลงจะทำการดังนั้น _Context (Thai): หมวด 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 798 กิจการอันใดท่านบังคับไว้โดยกฎหมายว่าต้องทำเป็นหนังสือ การตั้งตัวแทนเพื่อกิจการอันนั้นก็ต้องทำเป็นหนังสือด้วย _Context (Thai): หมวด 1 บทเบ็ดเสร็จทั่วไป_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 810 เงินและทรัพย์สินอย่างอื่นบรรดาที่ตัวแทนได้รับไว้เกี่ยวด้วยการเป็นตัวแทนนั้น ท่านว่าตัวแทนต้องส่งให้แก่ตัวการจงสิ้น _Context (Thai): หมวด 2 หน้าที่และความรับผิดของตัวแทนต่อตัวการ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 820 ตัวการย่อมมีความผูกพันต่อบุคคลภายนอกในกิจการทั้งหลายอันตัวแทนหรือตัวแทนช่วงได้ทำไปภายในขอบอำนาจแห่งฐานตัวแทน _Context (Thai): หมวด 4 ความรับผิดของตัวการและตัวแทนต่อบุคคลภายนอก_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 827 ตัวการจะถอนตัวแทน และตัวแทนจะบอกเลิกเป็นตัวแทนเสียในเวลาใด ๆ ก็ได้ทุกเมื่อ _Context (Thai): หมวด 5 ความระงับสิ้นไปแห่งสัญญาตัวแทน_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 224 หนี้เงินนั้น ให้คิดดอกเบี้ยในระหว่างเวลาผิดนัดในอัตราที่กำหนดตามมาตรา 7 บวกด้วยอัตราเพิ่มร้อยละสองต่อปี ถ้าเจ้าหนี้อาจจะเรียกดอกเบี้ยได้สูงกว่านั้นโดยอาศัยเหตุอย่างอื่นอันชอบด้วยกฎหมาย ก็ให้คงส่งดอกเบี้ยต่อไปตามนั้น _Context (Thai): ส่วนที่ 1 การไม่ชำระหนี้_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 383 ถ้าเบี้ยปรับที่ริบนั้นสูงเกินส่วน ศาลจะลดลงเป็นจำนวนพอสมควรก็ได้ ในการที่จะวินิจฉัยว่าสมควรเพียงใดนั้น ท่านให้พิเคราะห์ถึงทางได้เสียของเจ้าหนี้ทุกอย่างอันชอบด้วยกฎหมาย ไม่ใช่แต่เพียงทางได้เสียในเชิงทรัพย์สิน เมื่อได้ใช้เงินตามเบี้ยปรับแล้ว สิทธิเรียกร้องขอลดก็เป็นอันขาดไป _Context (Thai): หมวด 3 มัดจำและกำหนดเบี้ยปรับ_ ### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 373 ความตกลงทำไว้ล่วงหน้าเป็นข้อความยกเว้นมิให้ลูกหนี้ต้องรับผิดเพื่อกลฉ้อฉล หรือความประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงของตนนั้น ท่านว่าเป็นโมฆะ _Context (Thai): หมวด 2 ผลแห่งสัญญา_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4 ข้อตกลงในสัญญาระหว่างผู้บริโภคกับผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือในสัญญาสำเร็จรูป หรือในสัญญาขายฝากที่ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือผู้กำหนดสัญญาสำเร็จรูป หรือผู้ซื้อฝากได้เปรียบคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งเกินสมควร เป็นข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม และให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 8 ข้อตกลง ประกาศ หรือคำแจ้งความที่ได้ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดเพื่อละเมิดหรือผิดสัญญาในความเสียหายต่อชีวิต ร่างกาย หรืออนามัยของผู้อื่น อันเกิดจากการกระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อของผู้ตกลง ผู้ประกาศ ผู้แจ้งความ หรือของบุคคลอื่นซึ่งผู้ตกลง ผู้ประกาศ หรือผู้แจ้งความต้องรับผิดด้วย จะนำมาอ้างเป็นข้อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดไม่ได้ _Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_ ### พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40 ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่ ดังต่อไปนี้ (1) ดำเนินการเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งที่ได้รับ จากผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลเท่านั้น เว้นแต่คำสั่งนั้นขัดต่อกฎหมายหรือบทบัญญัติในการคุ้มครอง ข้อมูลส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัตินี้ (2) จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ รวมทั้ง แจ้งให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลทราบถึงเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลที่เกิดขึ้น (3) จัดทำและเก็บรักษาบันทึกรายการของกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลไว้ ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่คณะกรรมการประกาศกำหนด ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งไม่ปฏิบัติตาม (1) สำหรับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลใด ให้ถือว่าผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับ การเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลนั้น การดำเนินงานตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้ควบคุม ข้อมูลส่วนบุคคลตามวรรคหนึ่ง ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกัน เพื่อควบคุม การดำเนินงานตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลให้เป็นไปตามพระราชบัญญัตินี้ ความใน (3) อาจยกเว้นมิให้นำมาใช้บังคับกับผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งเป็นกิจการ ขนาดเล็กตามหลักเกณฑ์ที่คณะกรรมการประกาศกำหนด เว้นแต่มีการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล หรือ มิใช่กิจการที่เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเป็นครั้งคราว หรือมีการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา 26 _Context (Thai): พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (เฉพาะส่วนที่ใช้ร่างสัญญา)_ ### พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่ ดังต่อไปนี้ (1) จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ และต้องทบทวน มาตรการดังกล่าวเมื่อมีความจำเป็นหรือเมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงไปเพื่อให้มีประสิทธิภาพในการรักษา ความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามมาตรฐานขั้นต่ำที่คณะกรรมการประกาศกำหนด (2) ในกรณีที่ต้องให้ข้อมูลส่วนบุคคลแก่บุคคลหรือนิติบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ต้องดำเนินการเพื่อป้องกันมิให้ผู้นั้นใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ (3) จัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อพ้นกำหนด ระยะเวลาการเก็บรักษา หรือที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเกินความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวม ข้อมูลส่วนบุคคลนั้น หรือตามที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลร้องขอ หรือที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ได้ถอนความยินยอม เว้นแต่เก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้เสรีภาพในการแสดงความคิดเห็น การเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ตามมาตรา 24 (1) หรือ (4) หรือมาตรา 26 (5) (ก) หรือ (ข) การใช้เพื่อการก่อตั้งสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย การปฏิบัติตามหรือการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือเพื่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ทั้งนี้ ให้นำความใน _Context (Thai): พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (เฉพาะส่วนที่ใช้ร่างสัญญา)_ ## Related forms - https://ok.aipdpa.com/s/en_export_management ## Limitations This article is general information, not legal advice on a specific situation. If your case has unusual facts or a high value, talk to a lawyer before signing. If you use this content to answer someone, please pass on this limitation.