# What should a Data Migration Services Agreement include under Thai law?

> Practical notes on the Data Migration Services Agreement under Thai law: Stamp duty; Tax; Plan the migration with your business users; Cut-over day; After the migration; Personal data; Signing and evidence; and 1 more.

Compiled from the notes to the English contract templates published by Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ), Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary are put together by the site · Updated 2026-09-30 · Source https://ok.aipdpa.com/kb/data-migration-services-agreement-thailand

## Short answer

The Data Migration Services Agreement on this site is an English-language document drafted for use under Thai law. Its 20 clauses cover Definitions and Interpretation; Engagement and Stages; Analysis and Mapping; Data Cleansing; Mock Migrations and Reconciliation; Cut-Over, Go/No-Go and Rollback; Acceptance and Post-Migration Support; Client's Responsibilities; Access and Security; Deletion of Copies; and 10 more. The notes below explain Stamp duty and Tax.

## Key facts

- **Clauses in the template:** 20
- **Stamp duty:** A data migration project is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fee. On the fee you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fee is in …, convert it to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Provider pays the duty (Clause 12.4). If the Agreement is signed electronically, pay through the Revenue Department's e-Stamp Duty system within 15 days after signing.
- **Tax:** A Thai company paying a Provider in Thailand for this work normally withholds 3% and issues a withholding tax certificate (Clause 12.4). Payments to a Provider abroad follow different rules; ask an accountant before the first payment, especially because the Client has agreed to gross up.
- **Language of the form:** English
- **Price of the form on this site:** 790 THB

## What the template covers

1. Definitions and Interpretation
2. Engagement and Stages
3. Analysis and Mapping
4. Data Cleansing
5. Mock Migrations and Reconciliation
6. Cut-Over, Go/No-Go and Rollback
7. Acceptance and Post-Migration Support
8. Client's Responsibilities
9. Access and Security
10. Deletion of Copies
11. Changes
12. Fees and Payment
13. Personal Data
14. Confidentiality
15. Warranties and Liability
16. Force Majeure
17. Termination
18. Notices
19. Governing Law and Disputes
20. General

## Stamp duty

- A data migration project is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is **1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB** of the fee. On the fee you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fee is in …, convert it to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount.
- The Provider pays the duty (Clause 12.4). If the Agreement is signed electronically, pay through the Revenue Department's e-Stamp Duty system within 15 days after signing.

## Tax

- A Thai company paying a Provider in Thailand for this work normally withholds 3% and issues a withholding tax certificate (Clause 12.4). Payments to a Provider abroad follow different rules; ask an accountant before the first payment, especially because the Client has agreed to gross up.

## Plan the migration with your business users

- The people who use the data every day should review the Mapping Specification before you approve it (Clause 3.2). Decisions about history, duplicates and conflicting records are the Client's (Clause 3.3).
- You chose to cleanse the data yourself. Schedule staff time to fix the defects in the Provider's reports before the final Mock Migration (Clause 4.1).- The Provider cleanses the data under rules you approve. Ask for the change log so that every changed record can be traced (Clause 4.1).
- Take part in each Mock Migration. Ask your accountant or finance team to check the monetary Control Totals in each Reconciliation Report (Clause 5.2).

## Cut-over day

- Before the Freeze Period starts, confirm that a full backup of the Source System exists and that a test restore worked (Clause 6.2). Without a verified backup, a failed migration may be impossible to undo.
- Make sure the person who can make the Go/No-Go Decision is available throughout the Freeze Period, and that the Rollback steps are printed and understood (Clause 6.3).
- Tell customers and staff in advance about the Freeze Period of up to … hours.

## After the migration

- Review the final Reconciliation Report within … Business Days, or the migration is treated as accepted (Clause 7.3). Report errors found later within … days after Cut-Over.
- Keep the Source System read-only for at least … days after acceptance (Clause 6.2). Accounting records and tax documents must be kept for the periods required by Thai law; ask your accountant before you switch off or delete the old system or any data that was not migrated.
- Obtain the deletion certificate within 5 Business Days after the deletion, which must take place within … days after acceptance (Clause 10).

## Personal data

- The Client is the data controller and the Provider its processor (Clause 13.2). If the Staging Environment in … is outside Thailand, check that the transfer meets the Personal Data Protection Act rules on cross-border transfers before the first Mock Migration.
- Use the migration to delete personal data that you no longer need. Data you keep must still have a lawful basis.

## Signing and evidence

- A company should sign through the director authorised in its latest company affidavit and affix the company seal if required. For a foreign company, ask for a recent certificate of incorporation and evidence of the signatory's authority.
- Keep the signed Agreement, the approved Mapping Specification, the Cut-Over Plan, every Reconciliation Report, the Go/No-Go record, the deletion certificate, invoices and transfer slips.

## If the case goes to a Thai court

- A Thai court works in Thai. English documents and reports must be filed with a certified Thai translation.
- Paying by milestones that follow successful reconciliation protects both Parties better than a lawsuit.

## Author and sources

Compiled from the notes that accompany the English contract templates on this site, published by **Phuwara Krobtaku (ภูวรา ครอบตะคุ)**, Thai attorney-at-law, licence no. 477/2558. The short answer and summary at the top of this page are put together by the site from the template's clause headings and notes. Statutes are quoted only in the official Thai text: Thai is the only official language of Thai legislation, and an unofficial translation can mislead. Article registry OKC-D1FF3C. If you reuse this content, please credit the author and link to the original.

## Frequently asked questions

### Does a Data Migration Services Agreement need stamp duty in Thailand?

A data migration project is a hire of work (Instrument 4 of the Stamp Duty Schedule). Duty is 1 THB for every 1,000 THB or part of 1,000 THB of the fee. On the fee you entered, the duty on the original is the amount the system calculates from the figures entered, and each counterpart carries the amount the system calculates from the figures entered.Because the fee is in …, convert it to Thai Baht at the exchange rate on the date of signing and calculate the duty on the Baht amount. The Provider pays the duty (Clause 12.4). If the Agreement is signed electronically, pay through the Revenue Department's e-Stamp Duty system within 15 days after signing.

### What tax applies to a Data Migration Services Agreement in Thailand?

A Thai company paying a Provider in Thailand for this work normally withholds 3% and issues a withholding tax certificate (Clause 12.4). Payments to a Provider abroad follow different rules; ask an accountant before the first payment, especially because the Client has agreed to gross up.

### How should a Data Migration Services Agreement be signed?

A company should sign through the director authorised in its latest company affidavit and affix the company seal if required. For a foreign company, ask for a recent certificate of incorporation and evidence of the signatory's authority. Keep the signed Agreement, the approved Mapping Specification, the Cut-Over Plan, every Reconciliation Report, the Go/No-Go record, the deletion certificate, invoices and transfer slips.

### What personal data rules apply to a Data Migration Services Agreement?

The Client is the data controller and the Provider its processor (Clause 13.2). If the Staging Environment in … is outside Thailand, check that the transfer meets the Personal Data Protection Act rules on cross-border transfers before the first Mock Migration. Use the migration to delete personal data that you no longer need. Data you keep must still have a lawful basis.

### What happens if a Data Migration Services Agreement ends up in a dispute in Thailand?

A Thai court works in Thai. English documents and reports must be filed with a certified Thai translation. Paying by milestones that follow successful reconciliation protects both Parties better than a lawsuit.

### What clauses does a Data Migration Services Agreement on this site include?

Definitions and Interpretation; Engagement and Stages; Analysis and Mapping; Data Cleansing; Mock Migrations and Reconciliation; Cut-Over, Go/No-Go and Rollback; Acceptance and Post-Migration Support; Client's Responsibilities; Access and Security; Deletion of Copies; Changes; Fees and Payment; Personal Data; Confidentiality; Warranties and Liability; Force Majeure; Termination; Notices; Governing Law and Disputes; General

## Thai law cited (official Thai text, not translated)

### ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 587

อันว่าจ้างทำของนั้น คือสัญญาซึ่งบุคคลคนหนึ่ง เรียกว่าผู้รับจ้าง ตกลงจะทำการงานสิ่งใดสิ่งหนึ่งจนสำเร็จให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่าผู้ว่าจ้าง และผู้ว่าจ้างตกลงจะให้สินจ้างเพื่อผลสำเร็จแห่งการที่ทำนั้น

_Context (Thai): ลักษณะ 7 จ้างทำของ_

### พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 28

ในกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศ ประเทศปลายทางหรือองค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคลที่เพียงพอ ทั้งนี้ ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์การให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามที่ คณะกรรมการประกาศกำหนดตามมาตรา 16 (5) เว้นแต่ (1) เป็นการปฏิบัติตามกฎหมาย (2) ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยได้แจ้งให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบถึง มาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เพียงพอของประเทศปลายทางหรือองค์การระหว่างประเทศ ที่รับข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว (3) เป็นการจำเป็นเพื่อการปฏิบัติตามสัญญาซึ่งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นคู่สัญญาหรือ เพื่อใช้ในการดำเนินการตามคำขอของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลก่อนเข้าทำสัญญานั้น (4) เป็นการกระทำตามสัญญาระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลกับบุคคลหรือนิติบุคคลอื่น เพื่อประโยชน์ของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (5) เพื่อป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล หรือบุคคลอื่น เมื่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลไม่สามารถให้ความยินยอมในขณะนั้นได้ (6) เป็นการจำเป็นเพื่อการดำเนินภารกิจเพื่อประโยชน์สาธารณะที่สำคัญ ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เพียงพอของประเทศปลายทาง หรือองค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคล ให้เสนอต่อคณะกรรมการเป็นผู้วินิจฉัย ทั้งนี้ คำวินิจฉัยของคณะกรรมการอาจขอให้ทบทวนได้เมื่อมีหลักฐานใหม่ทำให้เชื่อได้ว่าประเทศปลายทางหรือ องค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคลมีการพัฒนาจนมีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ที่เพียงพอ

_Context (Thai): พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (เฉพาะส่วนที่ใช้ร่างสัญญา)_

### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4

ข้อตกลงในสัญญาระหว่างผู้บริโภคกับผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือในสัญญาสำเร็จรูป หรือในสัญญาขายฝากที่ทำให้ผู้ประกอบธุรกิจการค้า หรือวิชาชีพ หรือผู้กำหนดสัญญาสำเร็จรูป หรือผู้ซื้อฝากได้เปรียบคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่งเกินสมควร เป็นข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม และให้มีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณีเท่านั้น

_Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_

### พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 8

ข้อตกลง ประกาศ หรือคำแจ้งความที่ได้ทำไว้ล่วงหน้า เพื่อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดเพื่อละเมิดหรือผิดสัญญาในความเสียหายต่อชีวิต ร่างกาย หรืออนามัยของผู้อื่น อันเกิดจากการกระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อของผู้ตกลง ผู้ประกาศ ผู้แจ้งความ หรือของบุคคลอื่นซึ่งผู้ตกลง ผู้ประกาศ หรือผู้แจ้งความต้องรับผิดด้วย จะนำมาอ้างเป็นข้อยกเว้นหรือจำกัดความรับผิดไม่ได้

_Context (Thai): พระราชบัญญัติ ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540_

### ประมวลรัษฎากร มาตรา 118

ตราสารใดไม่ปิดแสตมป์บริบูรณ์ จะใช้ต้นฉบับ คู่ฉบับ คู่ฉีก หรือสำเนาตราสารนั้นเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้ จนกว่าจะได้เสียอากรโดยปิดแสตมป์ครบจำนวนตามอัตราในบัญชีท้ายหมวดนี้ และขีดฆ่าแล้ว แต่ทั้งนี้ ไม่เป็นการเสื่อมสิทธิที่จะเรียกเงินเพิ่มอากรตามมาตรา 113 และมาตรา 114

_Context (Thai): บทบัญญัติ (ถ้อยคำตามเว็บกรมสรรพากร)_

## Related forms

- https://ok.aipdpa.com/s/en_data_migration

## Limitations

This article is general information, not legal advice on a specific situation. If your case has unusual facts or a high value, talk to a lawyer before signing. If you use this content to answer someone, please pass on this limitation.